El lado bueno del reto de la cadena de suministro

Tras la época más dura de la pandemia, las previsiones de crecimiento en la cadena de suministro se avistaban optimistas, toda vez que el restablecimiento de la actividad económica era una realidad y los problemas de abastecimiento de determinadas materias primas parecía que tocaban a su fin. Sin embargo, la guerra en Ucrania y la crisis energética han obligado a revisar estas cifras macroeconómicas, afectadas por la inflación y, de nuevo, teniendo un impacto negativo en la cadena de suministro. ¿Es posible darle la vuelta a la tortilla y hacer de un problema una virtud? Y la respuesta, definitivamente, es que sí.

En cierto modo, estos desafíos a los que se enfrentan las organizaciones con sus cadenas de suministro pueden ayudar a revelar las debilidades operativas con que contaban y que es posible resolver. Las cadenas de suministro están plagadas de tareas repetitivas y muy orientadas a procesos que, como tales, se prestan además a sufrir muchos errores humanos. No podemos obviar que la realización de muchas labores manuales que implican el manejo de abundante documentación es el terreno más fértil para que las equivocaciones y los olvidos crezcan como la mala hierba.

Afortunadamente, las organizaciones han comenzado a percatarse de ello y, según recientes estudios, si la automatización de la cadena de suministro creció algo más de un 10% entre 2015 y 2019, de aquí a 2026 se espera que se duplique. En esencia, se trata de una cuestión de competitividad, porque una vez que esta tendencia toma velocidad de crucero, quien no se suba a la ola se quedará atrás o, lo que todavía puede ser peor, se arriesga a desaparecer cuando se produzca nuevos sucesos imprevistos en la cadena de suministro.

Velocidad de reacción y anticipación

Existen multitud de procesos administrativos susceptibles de ser automatizados en una organización y que, en función de que se haga o no, harán que la cadena de suministro gane o pierda agilidad en su desempeño. Es el caso de los pedidos, las cuentas por pagar y por cobrar, los cargos de clientes… cuyo procesamiento manual ralentiza y, con demasiada frecuencia, es propenso a los errores.

¿Qué nos ha enseñado la disrupción que sufre la cadena de suministro? Que hay que moverse rápido y con acierto; como el economista Santiago Niño ha destacado en más de una ocasión en nuestras conversaciones, sólo sobreviven aquellas organizaciones que se adapten al entorno cambiante.

Así pues, es importante grabarse a fuego que la capacidad de reacción es crítica cuando se producen fenómenos disruptivos en la cadena de suministro como los que estamos viviendo. Imaginen, por ejemplo, la respuesta tan distinta que una empresa puede dar a una crisis de abastecimiento: Si el personal responsable de buscar alternativa consume la mayor parte de su tiempo sumergido en papeles, difícilmente podrá lanzarse a explorar el mercado buscando proveedores alternativos.

En cambio, si la organización cuenta con sus flujos de trabajo bien definidos y ha introducido tecnologías de captura inteligente de datos, RPA (Robotic Process Automation) e Inteligencia Artificial (IA), la realización de esas tareas de manera desatendida permitirá al empleado generar valor real para la organización. La implementación de soluciones de automatización como las de Esker pueden proporcionar ahorros en la gestión de hasta tres horas diarias, lo que sin duda es puro oro cuando las energías han de estar puestas en un mercado cada vez más competido en el la anticipación es primordial.

Mayor potencia analítica

No se trata únicamente de ejecutar más tareas, sino de hacerlas mejor. Al valor añadido que ahora aportan los empleados al verse liberados de trabajos tediosos, se suma una mayor eficiencia en los que asumen los bots y las reglas de negocio establecidas. La rapidez y precisión con que se reaccione ante condiciones adversas es en sí misma una ventaja competitiva irrenunciable.

De esta manera, si surge un problema en una planta de producción, antes de que se produzca un parón por desabastecimiento en la cadena de suministro es posible activar nuevos pedidos a proveedores alternativos. No sólo eso, sino que las capacidades de IA y el hecho de disponer de toda la información digitalizada permiten comprobar en tiempo real quién proporciona mejores condiciones y nos sitúa en una posición de fuerza para poder negociar mejor.

Del mismo modo y cuando se trata de optimizar costes, la trazabilidad que aporta la automatización de las cuentas por pagar y su integración con terceros sistemas permite cruzar información y averiguar, por ejemplo, el coste asociado del transporte a determinados productos, pudiendo optimizarlo. La digitalización y automatización de la información trae consigo una potencia analítica sin precedentes, pudiendo dividir los pedidos agrupando diferentes materiales según criterios de destino o de tipo de productos y realizado sin problemas un mapeo de estos materiales contra el maestro en el ERP.

Ser fiable es clave

Como empresa, nuestra organización no sólo es receptora de bienes y servicios, sino que también es posible que sea proveedora. En este sentido, disponer de los procesos de gestión interna automatizados confiere a la operativa una agilidad y una fiabilidad que pueden marcar la diferencia. En épocas de incertidumbre como la que vivimos, éstas son dos de las cualidades más cotizadas entre los clientes y, de hecho, pueden inclinar la balanza en favor de uno u otro proveedor.

En este momento, existe una gran cantidad de opciones disponibles en lo que a canales de pedido y entrega se refiere. Una cadena de suministro debe tener la capacidad de organizar todos los pedidos que llegan, ya sea por correo electrónico, fax, teléfono, EDI o aplicaciones de mensajería instantánea sin ralentizarse para hacerle llegar el producto al cliente cuanto antes. Tecnología como la de Esker, no sólo permite la integración de los pedidos, ya validados, en el ERP en cuestión de uno o dos minutos desde su recepción sino que, además, en más del 75% de los mismos no es preciso introducir ningún cambio.

Poseer suficiente visibilidad de datos es otra parte crítica y abrazar el modelo cloud permite el acceso de la información en cualquier momento, lugar y a través de cualquier dispositivo con acceso a internet.