EDI, EN UN MUNDO IDEAL

Eficaz, ágil, seguro y sin papel, el Intercambio Electrónico de Información, EDI por sus siglas en inglés, es una tecnología que permite automatizar el intercambio de documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas, inventarios, entre otros.

Las transacciones que se realizan a través de EDI suelen llegar directamente al sistema de gestión de las empresas, facilitando la comunicación entre proveedores y clientes. De esta manera, se dejan de lado los procesos manuales y se estandarizan los mensajes.

Se trata de una solución muy útil para agilizar los procesos de todo tipo de negocios, al poder intercambiar documentos de manera más rápida y segura. Por esta razón, desde hace más de 30 años se viene incentivando su uso en sectores como la automoción o el gran consumo, en particular entre los grandes retailers y sus proveedores.

PRINCIPALES BENEFICIOS DE EDI

“El EDI es el presente y futuro de las comunicaciones entre empresas, es una forma ideal de intercambiar información de forma segura, minimizando errores y agilizando las transacciones de negocio.” Gonzalo Arrojo, director de consultoría de Esker Ibérica.

Entre las principales ventajas de EDI se encuentran entre otros:

1- Reducción de costes por eliminación de gestión manual:

• • • Costes asociados a errores humanos; al capturar datos y los costes que éstos conllevan como consecuencia de la rectificación, pérdida de tiempo, retrasos, entre otros.
    • Costes asociados al papel, tales como impresión de documentos, sellos, sobres… de aquellos documentos que son sustituidos por el intercambio electrónico de datos.

2- Simplificación operativa

Los documentos no se pierden, traspapelan u olvidan, a diferencia de lo que ocurre a menudo con las llamadas telefónicas o documentos en papel o enviados por e-mail, fax, etc.

3- Ahorro de tiempo y recursos en la gestión e intercambio de documentos

El intercambio electrónico de datos, EDI, permite que los documentos lleguen a su destino minutos en lugar de días, traduciéndose en respuestas más rápidas frente a cambios en las condiciones comerciales.

4- Mejora del servicio al cliente

La reducción de errores asociados al tratamiento manual de datos y el rápido intercambio de documentos de un sistema a otro, garantiza el funcionamiento sincronizado de los sistemas de ambos socios comerciales, lo cual mejora la calidad del servicio percibido por el cliente.

Según el grupo Edicom “Estos beneficios se traducen en importantes reducciones de costes que, según el nivel de implantación, pueden llegar hasta el 90% respecto al mismo proceso realizado con documentos gestionados por correo postal, fax o mail.”

LA PERFECCIÓN NO EXISTE, ¿O SÍ?

Los beneficios de EDI son muchos, pero… la perfección no existe. Para Jorge Corona, Director Comercial de Esker Ibérica:

“A diario me entrevisto con empresas del sector que tienen el mismo problema: la existencia de procesos basados en papel en el ciclo de OTC (Order to cash). Pedidos de clientes que se reciben por FAX o por email con un PDF, facturas en carta postal, o facturas de CARGO de clientes imposibles de automatizar que incluso al recibirlas por EDI, se convierten a PDF y se imprimen en papel para ser tratadas. Diariamente me encuentro con este contexto, en empresas del sector gran consumo, farmacéutico e industrial.”

Gonzalo Arrojo, director de consultoría de Esker Ibérica, destaca las bondades de EDI, señalando dos inconvenientes con los que se ha encontrado a lo largo de su carrera profesional:

“El EDI es muy bueno, pero hay dos temas que son muy importantes y que suelen causar los mayores inconvenientes:

• • Barrera de entrada – Para muchas empresas sigue siendo un desafío el abarcar proyectos tecnológicos, aunque el retorno de inversión es ALTO, no se prioriza por miedo a la complejidad.

  • Sistemas de control mejorables – Actualmente, muchos datos erróneos pasan al sistema EDI sin control, incapaces de detectar, por ejemplo, cantidades que están fuera de lo normal o fechas de entrega que pueden ser imposibles para los equipos de producción.”

HACEMOS QUE EDI SEA FÁCIL

“La principal aportación de Esker a la comunicación EDI es que facilita su adopción. Además, el EDI tratado por Esker tiene un  valor añadido, ya que no solo es una transmisión de datos, sino que conlleva un control de calidad, una fiabilidad y una trazabilidad antes de entrar al ERP.” Gonzalo Arrojo

Un buen ejemplo de ello ocurre en la gestión de pedidos, que se complica cuando se trata de excepciones o pedidos especiales EDI, lo que añade tiempo y costes al proceso.
El sistema EDI de Esker te ayuda. No a través de un nuevo software EDI, sino con una solución que complementa los huecos que EDI solo, no resuelve.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN AUTOMÁTICA DE EXCEPCIONES

• • Visión global del 100% de los pedidos en un solo portal
  • Optimización en la logística de entrega
  • Procesar pedidos EDI como cualquier otro (fax, email, portal, app, etc.)
  • Completar o corregir pedidos EDI sin ayuda de los informáticos
  • Centralizar la gestión de todos los pedidos e incidencias
  • Obtener mejor control y visibilidad sobre tareas diarias
  • Ahorro de costes de gestión, por la eficiencia y eliminación de errores.

CÓMO TRABAJA ESKER CON LOS PEDIDOS EDI

• • Esker captura los datos desde los ficheros de EDI en lenguaje máquina para crear un fichero PDF legible para cualquier persona.
  • El PDF es presentado al responsable, que puede fácilmente verificar, corregir, validar y seguir el proceso normal.
  • Esker se acuerda de los cambios realizados, aprende y corrige automáticamente el error la vez siguiente.
  • Sin la intervención de informáticos (IT) en el tratamiento de excepciones, tu equipo gana autonomía.
  • Además, el agente de Customer Service puede fácilmente dar de alta a nuevos clientes EDI, sin pedir ayuda técnica.