Documentos y negocio, al mismo ritmo

Hacer negocio supone generar documentos e intercambiarlos. Pero ¿cuántas veces los documentos se han convertido en un lastre para el negocio? Pedidos, contratos, albaranes, facturas… tienden a menudo a formar un tren interminable que no viaja a la misma velocidad que las decisiones. O por lo menos, no a la que quisiéramos. La empresa que vende un producto o presta un servicio desea verlo rápidamente convertido en efectivo, y más en estos tiempos complicados. Pero a veces el proceso puede resultar desesperante.

Un reciente estudio de la consultora IDC revela que el principal reto de las compañías este año no es otro que acelerar los procesos documentales y conseguir que vayan al mismo ritmo que el negocio. Incide la consultora en que la crisis y los actuales ciclos de consumo obligan a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la organización.

El estudio  (ver aquí artículo en Byte) analiza el uso de la gestión documental y la impresión en las empresas españolas, abarcando aspectos como los costes ocultos, la mejora de la eficiencia y los principales retos tecnológicos. Encargado por una firma de impresión, dedica especial atención a este aspecto, y formula una serie de recomendaciones para que sus empresas optimicen y rentabilicen sus trabajos relacionados con la impresora.

Pero constata también que las empresas señalan como prioridad la reducción de los costes vinculados a los procesos en papel. Más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel, la supresión de los documentos físicos también significa reducir los tiempos de llegada al mercado. Concluye así IDC que “la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días”.

Asimismo, recalca la consultora que sin papel hay también menos riesgo de pérdida de la información, especialmente en entornos de gran movilidad. Señala que las compañías se preocupan cada vez más por la pérdida de control que puedan sufrir sobre los documentos de sus empleados, tanto dentro como fuera de la organización. Como tendencia para los próximos años en la gestión de documentos, el informe señala el Cloud Computing y la Movilidad, entornos muy a valorar por las empresas consultadas.

Quienes conocéis bien Esker, sabéis que compartimos todas estas consideraciones de IDC. Y para dar respuesta a estos desafíos, entendemos que es clave la automatización de los procesos de negocio basados en documentos. Funcionando en la nube o integradas en la informática de la empresa, estas tecnologías vienen a fomentar la modernidad y a la vez la satisfacción empresarial,  mejorando todos los procesos para hacerlos más ágiles, eficientes y a la postre rentables.  En definitiva, sí, que los documentos y el negocio vayan al mismo ritmo.

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