Dime cómo andan tus Cuentas por Pagar y te diré si te hacen competitivo

Las interrupciones de la actividad productiva obligaron a las empresas a tomar medidas laborales, financieras, comerciales u operativas que ocasionaron ajustes en las inversiones, los costes de producción y la plantilla. En el momento actual, la gestión de la recuperación en un escenario aún incierto y complejo debe poner el foco en adquirir otras ventajas competitivas distintas del precio, como son la formación de la fuerza laboral, la innovación, la digitalización y la optimización operativa. Indudablemente, uno de los procesos operativos críticos a optimizar es la gestión de las Cuentas por Pagar.

En el informe “La empresa española ante la COVID-19” realizado por KPMG en colaboración con la CEOE.

Los empresarios señalan tres palancas principales para lograr el crecimiento en competitividad:

1. Incrementar la productividad. Ahora más que nunca es vita incrementar la eficiencia de producción por cada recurso utilizado, sean recursos humanos, financieros, tecnológicos o materiales.
2. Impulsar la inversión en innovación y digitalización. En estos momentos críticos la mayoría de las compañías han acelerado su particular viaje hacia la transformación digital, para paliar el impacto negativo de la crisis y, en algunos casos, reinventar el modelo de negocio. Contar con una infraestructura tecnológica flexible y las soluciones adecuadas, potenciar el canal de ventas digital o desarrollar nuevos productos y servicios resulta clave, pues son momentos para estar más cerca de los clientes, proveedores y otros stakeholders internos como son los propios empleados.
3. Optimizar la gestión de personas. En la nueva realidad las empresas necesitan adaptar la gestión de los directivos y diferentes equipos a los cambios estructurales que se han producido. Por este motivo, la capacitación de las personas para que mejoren en habilidades digitales, las nuevas formas de trabajo y las soft skills para desenvolverse en un entorno virtual resultan claves para una adaptación ágil.

Digitalizar la gestión de Compras y Cuentas por Pagar impulsa la competitividad

La digitalización de la gestión de Compras y de Cuentas por Pagar aporta agilidad, precisión y completa visibilidad de dichos procesos. Estas ventajas se traducen en una la gestión más eficiente del cash en los pagos a proveedores y acreedores, así como en la reducción de los costes operativos y de aprovisionamiento.

En efecto, la digitalización de los procesos de recepción de facturas y su validación reduce el tiempo y los errores de gestión, ahorrando costes operativos. De igual modo, aporta información en tiempo real que permite detectar con agilidad facturas potencialmente fraudulentas, duplicadas o erróneas para que se revisen, lo que reduce el riesgo y evita que la empresa tenga incurra en gastos innecesarios.

La gestión digitalizada de las Cuentas Por Pagar basada en Inteligencia Artificial permite un mejor control operativo de los flujos de efectivo. Lo que hace más fácil la optimización de los pagos y de la gestión del capital de trabajo, por ejemplo, aprovechando mejor la posibilidad de descuentos por anticipar determinados pagos a proveedores, evitando penalizaciones por pagos retrasados, etc.

Otra funcionalidad que puede añadir una solución digital, es la gestión del cumplimiento legal de las facturas, que implica mucha complejidad, especialmente cuando se reciben facturas de proveedores de diferentes países. O puede integrar también la auditoría de las Cuentas Por Pagar en tiempo real y generar para la empresa un rendimiento aún mayor.

Asimismo, una solución de digitalización que provea de un portal de proveedores facilita una colaboración sencilla para resolver disputas de facturas o excepciones. La mejora de la trazabilidad y la resolución de conflictos mediante el seguimiento preciso del proceso, acelera el cierre financiero.

Todos estos aspectos contribuyen a la mejora las relaciones con los proveedores y facilitan las negociaciones en situaciones como la actual, en la que la colaboración entre empresas y una eficiente gestión de contratos pueden apoyar fuertemente la creación de valor para la compañía.

Al mismo tiempo, la digitalización de estos procesos mejora la vida de los empleados al reducirse la carga de trabajo y poder dedicarse a tareas de mayor valor añadido.

Con una solución de digitalización de Compras y Cuentas a Pagar los departamentos de Compras y Financiero pueden trabajar coordinadamente para incrementar la productividad y optimizar los procesos. Gracias a la visibilidad de la información y a la ayuda de cuadros de mando personalizados con los que hacer un seguimiento de los principales KPIs, se facilita que tomen las decisiones correctas.

 Además, es importante que la solución asegure el acceso a la información en la nube para todos los usuarios, desde cualquier sitio, adaptándose al teletrabajo de los directivos y equipos implicados. Y que posibilite la integración de sistemas y procesos dispares, en cualquier parte del mundo.

La suite Procure-To-Pay de Esker consigue reunir las características descritas, como lo prueba su entrada en el Cuadrante Mágico de Gartner junto con otros 13 proveedores de software. Es muy interesante la evaluación que hace la consultora de la madurez y penetración en el mercado de este tipo de soluciones y la descripción de los beneficios que aportan a las empresas, a los que otorga una alta calificación.  

No cabe duda de que una solución de Compras y Cuentas Por Pagar de calidad contribuye directamente a mejorar la competitividad empresarial, algo absolutamente necesario para lograr un crecimiento sostenible en el momento actual.