Compartir la entrada "¿Digitalizar la factura o automatizar los procesos?"
Estamos hablando mucho estos días sobre la factura electrónica. La Administración española ha decidido darle el impulso que le faltaba para convertirla en un elemento de uso habitual –y natural- en nuestras relaciones y procesos de negocio. Sabemos, porque así lo ha asegurado el Ministerio de Hacienda, que su uso normalizado supondrá un ahorro de entre 41 y 51 millones de euros anuales para la Administración y sus agentes implicados. Bien pero, en términos microeconómicos, en el día a día de una oficina normal, ¿somos conscientes de en qué nos va a beneficiar realmente enviar y recibir facturas electrónicas?
Aunque sean datos de Estados Unidos, nos pueden dar una idea. Una reciente encuesta sobre Automatización de Cuentas a Recibir, realizada por Esker conjuntamente con el Instituto de Operaciones Financieras (IFO), arroja resultados como los siguientes:
– Las empresas consultadas que facturan electrónicamente señalan que han reducido el coste de enviar las facturas en un 15%.
– A requerir menos dedicación, los empleados responsables del envío de las facturas pueden desarrollar otras funciones orientadas a negocio, como por ejemplo el servicio al cliente.
– Reducen sus ciclos de cobro, de manera que las empresas se ahorran cientos o miles de dólares –o euros. Si antes se envían las facturas, antes se cobran.
– Mejoran el servicio y la imagen de la empresa ante sus clientes, al ofrecerles la posibilidad de facturarles electrónicamente si así lo prefieren.
A ello hay que unir la trazabilidad de las facturas. Con el nuevo procedimiento debería terminarse el clásico llamar preguntando “¿Qué hay de lo mío?”. En las relaciones con la Administración, una vez que enviamos la factura telemáticamente, se nos asigna un código que nos permitirá seguir todo su periplo: desde que queda inscrita, nos den la conformidad y empiecen a contar los 30 días de rigor hasta que se nos abone.
Todavía hay, sin embargo, cierta reticencia por parte de las empresas a realizar la transición. Por un lado piensan que el sistema será difícil de integrar con su ERP; que implementarlo tendría un coste demasiado alto; por no hablar del clásico miedo al cambio, del que serían partícipes tanto los responsables de TI como los de facturación; o la sensación de que no aporta realmente un gran valor el hecho de enviar las facturas electrónicamente.
Ciertamente, el camino a la e-factura es uno de estos movimientos que se demuestran andando. Y que corresponde a dos, al que emite las facturas y al que la paga. Si el pagador, en este caso la Administración, establece la obligatoriedad de que se le facture electrónicamente, sus proveedores no tendrán más remedio que seguirle. Pero seguramente les ayudará aún más pensar que el hecho de digitalizar las facturas no es en realidad un fin en sí mismo, sino un elemento más que formaría parte de una decisión mucho más estratégica: automatizar sus procesos de negocio.
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.