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Descuadre en el balance de situación por cargos de clientes: reduce el 40% del tiempo en resolverlos

14/10/2022
María Jesús González Olivar

En el evento Finance Meeting 2022, el Director Comercial de Esker Ibérica, Jorge Corona, moderó una interesante y práctica mesa redonda en la que intervinieron Alexy Sánchez Guillén, Jefe de Servicio al Cliente y Credit Manager de Damm y Elena Espinosa de los Monteros, Directora de Contabilidad y Finanzas de Lactalis. ¿La temática? Algo que afecta al futuro rol del CFO: la digitalización de procesos de gestión para resolver el descuadre en el balance de situación por cargos de clientes.

En la introducción a la mesa redonda, Jorge Corona aportó datos para reflexionar. Para el 35% de los profesionales de AR (Accounts Receivable) encuestados en un estudio del IOFM (Institute of Finance and Management), el tiempo dedicado a resolver Cargos es el principal escollo para mejorar su DSO (Days Sales Outstanding) o periodo medio de cobro. Sin embargo, según la misma organización, un 24% de las empresas fabricantes de gran consumo no ha automatizado ninguna de sus etapas de gestión.

El impacto financiero de los cargos de clientes y descuadre en el balance de situación

Como indicó Jorge Corona, estas deducciones de los clientes pueden reducir el margen si no se controlan eficientemente. La falta de agilidad y visibilidad en su gestión retrasa la validación de los cargos procedentes y el cobro de las facturas correspondientes, y hace muy difícil la recuperación de los cargos improcedentes. Elena Espinosa de los Monteros explicó que la gestión se complica más cuando se cambia de ejercicio económico o se producen fusiones, adquisiciones o liquidaciones de empresas.

Además, el riesgo y la ineficiencia al gestionarlos, genera defectos de provisión que impactan en la cuenta de resultados. Por otra parte, es uno de los procesos más cronófagos del tiempo del personal administrativo, lo que se traduce en coste. Tiempo que se reduce hasta un 40% al automatizar el proceso, según datos del estudio de IOFM citado.

Alexy Sánchez Guillén comentó que, si los cargos no se resuelven y contabilizan rápidamente, se generan descuadres contables entre lo facturado y lo cobrado, desfases en la liquidación y deducción del IVA soportado y retrasos en el cobro de facturas. Además, no se dispone de información rápida y fiable del saldo de clientes y de la situación de los cargos para el reporting en tiempo real.

En definitiva, una gestión ineficiente de los cargos de clientes daña las exigencias de transparencia en la contabilidad, incluso al contabilizar pequeños descuadres, y también descuadra las previsiones de tesorería.

El reto de automatizar el proceso de pedido a cobro (Order To Cash)

Ciertamente, el reto para resolver eficientemente el impacto financiero de los cargos de clientes y los descuadres en el balance de situación, es automatizar su gestión de forma integrada con el ciclo Order To Cash.

Durante la mesa redonda, los directivos de Damm y Lactalis ofrecieron su experiencia en la digitalización y automatización de este proceso con la solución para la Gestión de Incidencias y Cargos de Clientes de Esker.

El departamento responsable de la gestión de cargos de clientes en ambas compañías, es el Customer Service. En Damm, el CS incluso gestiona todo el proceso de pedido a cobro. El volumen de cargos de clientes que reciben anualmente es elevado, de 20.000 y 80.000 respectivamente, y se hace un seguimiento periódico de su gestión.

Con ayuda de la tecnología, pueden registrar, analizar y resolver todos los cargos diferenciando los llamados “fuera factura” relacionados con acuerdos comerciales, de los cargos no previstos o incidencias. Solo hacen una excepción con aquellos cargos puntuales de un importe no significativo, procediendo directamente a contabilizar pequeños descuadres, ya que el tiempo a dedicar a analizarlos, es superior a su importe.

En Lactalis, la Directora de Contabilidad y Finanzas afirmó que la digitalización de los cargos de clientes ha mejorado notablemente su gestión y han ahorrado tiempo en tareas sin valor añadido, para invertirlo en análisis y gestión propiamente dicha. Asimismo, han reducido el coste de papel y logístico para el archivo y conservación. “Sin olvidar el retorno de la inversión, se busca la mejora de la cuenta resultados y de la tesorería”, dijo. Ahora el reto es automatizar algunas categorías de cargos de clientes.

En Damm, la automatización de la gestión de cargos está integrada con la digitalización de todo el proceso de pedido a cobro, lo que les da visibilidad sobre todo el ciclo, desde la captura e integración automatizada de los pedidos y la validación de los precios para obtener el pedido valorado.

Así, tienen capacidad de intervenir en tiempo real para corregir errores o algún descuadre en el balance de situación. De modo que logran anticipar más cargos de clienteslimitando lo más posible el impacto, es decir, el coste de los que no son legítimos. Han logrado un DDO (Days of Deductions Outstanding) o tiempo medio para la resolución de los cargos de 60 días.

Antes de ofrecer la grabación de la mesa redonda del evento, termino con una de las principales conclusiones del estudio sobre la digitalización financiera en España, realizado por Esker y IDG Research, que ofreció el Director Comercial de Esker a los participantes al evento. Un sorprendente 70% de los proyectos de digitalización de las finanzas operativas fracasan, principalmente porque no se digitaliza del proceso completo de pedido a cobro. También, por falta del acompañamiento humano del proveedor tecnológico. Sin embargo, continuó Jorge Corona, con los servicios de soporte de Esker, la compañía siempre está preparada y presente cuando el cliente lo necesita.

 

Author Bio

María Jesús González Olivar

María Jesús es economista por C.U.N.E.F. y escritora de contenidos digitales técnicos en blogs y otros medios sobre gestión financiera y digitalización de las finanzas empresariales. Con experiencia en el área financiera de empresas, fundaciones o asociaciones, así como en la venta consultiva del ERP Microsoft Dynamics NAV y formación en su utilización.

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