Compartir la entrada "Administración y Finanzas, ¿una unidad de negocio?"
En esta ocasión, como ya hemos hecho otras veces, tenemos el placer de brindar nuestro espacio a uno de nuestros colaboradores. La firma BDO publicó recientemente este muy interesante estudio sobre los retos y oportunidades del Outsourcing y los Centros de Servicios Compartidos en las empresas. Lo que hoy nos traen, en el artículo que reproducimos a continuación, es su visión de cómo los departamentos de Administración y Finanzas de las empresas podrían mejorar su eficiencia y al tiempo generar un impacto considerable en los resultados de las compañías, funcionando como una unidad de negocio más. Modernizarlos pasa por automatizar sus procesos documentales, liberar ciertas tareas a través de la externalización y funcionar como un Centro de Servicios Compartidos.
No decimos más y os dejamos con el artículo, agradeciendo a BDO su gentileza. Y ya lo sabéis, este un blog de Esker… y vuestro.
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Los resultados del estudio que hemos llevado a cabo en BDO Outsourcing reflejan que el 62% de los planes estratégicos de reestructuración empresarial no incluyen medidas de optimización para los departamentos de Administración y Finanzas de las empresas. Además, este es un porcentaje que aumenta a medida que disminuye el tamaño de las organizaciones. Según el estudio, la optimización de los departamentos de administración es una cuestión espinosa para una gran mayoría de empresarios, que no son capaces de adoptar mejoras organizativas con la misma celeridad que en otras áreas.
Los costes de los procesos administrativos de una compañía pueden representar de media entre el 10% el 25% del margen bruto de explotación, por lo que los ahorros conseguidos tienen un impacto considerable en la cuenta de resultados.
El desconocimiento del potencial de ahorro es el motivo que retrasa irremediablemente las mejoras en el área de administración. Todavía hoy, en la gran mayoría de departamentos de Administración y Finanzas de este país, las cosas se hacen como siempre se han hecho porque nadie se plantea si hay una mejor forma de hacerlas. Es más, en muchas ocasiones, el propio departamento crea circuitos y protocolos sin sentido para justificar más volumen de trabajo.
En este contexto, es básico comprender las medidas que se pueden adoptar para optimizar el área de administración de una compañía:
- La todavía desconocida y poco extendida tecnología de automatización de emisión, recepción y validación de facturas, albaranes y demás documentos debe ser siempre la primera etapa que indudablemente permitirá un ahorro inmediato. El éxito conseguido será un pretexto para una segunda etapa que implica la reingeniería de todos los demás procedimientos y circuitos.
- La reconversión de determinados empleados procesadores de datos a analistas de información es siempre un reto que es más fácil de conseguir con la externalización de determinados procesos. Una firma de Outsourcing / BPO podrá aportar mayor flexibilidad y eficiencia permitiendo que los empleados clave puedan aportar valor añadido en lugar de ocuparse de las tareas del día a día. Ejemplos de ello son la externalización de procesos de backoffice, de registro de asientos contables, del tax compliance o de nóminas, entre otros.
- Por último, plantearse la administración de una empresa como una unidad de negocio que presta servicios a la propia empresa es un enfoque que en muchas ocasiones lleva a la creación de un Centro de Servicios Compartidos. Un centro capaz de homogeneizar y optimizar procesos de varios centros de negocio e incluso de varios países. El Centro de Servicios Compartidos es siempre un sistema necesariamente más eficiente que el modelo de administración replicada en cada línea de negocio.
En resumidas cuentas, la reticencia a observar el área de administración como un área poco susceptible a implementar mejoras no está justificada. La tecnología de automatización existente, la flexibilidad del outsourcing y la posibilidad de organizarse a través de un Centro de Servicios Compartidos son medidas con un gran potencial de ahorro y eficiencia. Cambiar la manera de hacer las cosas es también posible en el departamento de administración.
Jordi Torras, director de Outsourcing de BDO
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