Cuando los errores de servicio al cliente afectan a la facturación

El servicio al cliente puede parecer una actividad simple, pero muchos son los errores identificados en este proceso. Una de las principales razones es que muchas son las empresas que todavía ven  a sus clientes simplemente como consumidores, y no como personas.

Un cliente bien atendido es un cliente satisfecho, que vuelve a comprar y recomienda su empresa a los amigos. Por lo tanto,  invertir en una buena atención puede salir mucho más en cuenta si se evitan algunos errores simples.

Investigar los errores más comunes de la gestión de clientes forma parte de las atribuciones de los gerentes y ejecutivos del área de atención al cliente, no sólo para identificarlos y corregirlos en su operación, sino principalmente para trabajar en su prevención.

Hay una infinidad de factores y errores que conducen a la insatisfacción de los clientes en lo que respecta a la atención, y muchas veces se comportan con efecto bola de nieve, causando un daño mucho mayor de lo que habría sido si el primero de ellos hubiera sido tratado a tiempo.

En este post trataremos los errores más comunes de servicio al cliente que afectan a la facturación y que en un análisis breve parecen demasiado simples, pero en realidad podrían tener un efecto  devastador para tu empresa.

1. Invertir demasiado tiempo en el procesamiento manual

El procesamiento manual de miles de facturas puede ser una tarea ardua y que consume mucho tiempo, especialmente cuando las facturas se escriben a mano y varían de proveedor a proveedor.  Pero no solo eso, las facturas pueden extraviarse fácilmente haciendo más lento el proceso.

Debido al gran volumen de facturas que hay que procesar, muchas empresas encuentran que tienen que dedicar más recursos a esta función. De esta manera, no dedican tiempo a sus prioridades de servicio al cliente, y esto tiene un impacto negativo en relación del cliente con la empresa.

2. Consultas y errores en las facturas

El procesamiento de las hojas de cálculo en papel es lento y consume gran parte de tiempo para  consultar y corregir cualquier error presente en las facturas. El procesamiento manual puede llevar horas y  en las facturaciones pueden aparecer errores de la propia factura o en la fase del procesamiento de la misma.

Se gastan gran cantidad de recursos en localizar, revisar y luego modificar las facturas y, aún más si se necesita revisa facturas antiguas que ya han sido procesadas.  De este modo, éste es un recurso que podría ser asignado a otra parte.

Los clientes no estarán contentos si deben esperar mucho frente a una reclamación y menos, si tarda demasiado tiempo en resolver una incidencia.

3.  Proceso de firma poco claro

Muchas organizaciones no tienen un procedimiento formal de cierre cuando se trata de procesamiento de facturas. A veces, las facturas se pueden enviar directamente al departamento de Cuentas a pagar o enviarlas al gerente de contratación directa del trabajador. A menudo no existe una ruta clara para la autorización y la transferencia de la financiación.

Pero, ¿y si este proceso pudiera hacerse más sencillo? ¿Y si pudieras administrar todas tus facturas en un solo lugar? La solución es el uso de un sistema automatizado y online que puede ayudarte a aliviar las presiones y las ineficiencias de la facturación en papel, haciendo todo el proceso más eficiente.

La solución de Esker  para la Automatización de Pedidos de Clientes  puede ayudarte a conseguir esto. A través de Mail On Demand (Correo en demanda) se elimina la necesidad de una infraestructura de una sala de correos, de modo que los clientes pueden enviar correos físicos en tiempo real y directamente desde sus aplicaciones ERP.

Sin necesidad de interrumpir en los procesos comerciales actuales, Esker puede integrar automáticamente facturas tanto de manera interna como externa en el formato más adecuado. Todas las facturas son fácilmente accesibles desde la plataforma, se pueden rastrear y son claramente visibles.

Los beneficios de las facturas automatizadas son:

• Entrega inmediata de las facturas, eliminando los retrasos
• Automatización del proceso de facturación, acelerando el pago
• Reducción de errores y devoluciones en un 90%
• Incrementa del control sobre el proceso, ya que las facturas se mandan automáticamente para proceder a su aprobación
• Minimiza la probabilidad de que las reclamaciones por facturas extraviadas
• Agiliza la resolución de conflictos
• Incrementa de la productividad y rentabilidad de la empresa

Hay que pensar  que la atención del cliente es como un ciclo que necesita ser constantemente alimentado. La automatización de facturas es clave para ofrecer un buen servicio al cliente ya que se evitan errores y  se solucionan rápidamente los problemas, teniendo como consecuencia la satisfacción del cliente y, por consiguiente, que se hable bien de tu producto.

Esker Ibérica

Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.

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