Cuando Finanzas, Ventas y AR se unen para el éxito

En la situación actual, la gestión de las Finanzas, Ventas y AR (Cuentas por Cobrar) está suponiendo un ejercicio de resiliencia y, a la vez, de creatividad, para el CFO, el director comercial y el responsable de AR. El objetivo de recuperar las ventas tras la caída de la demanda, atender dentro de plazo los pedidos de los clientes a pesar de las interrupciones en el abastecimiento y cumplir los SLAs, puede chocar aparentemente con la gestión financiera.

Efectivamente, desde Finanzas se está aplicando una exigencia mayor en los criterios de concesión del crédito a clientes. Se están revisando con mayor periodicidad los límites de crédito y el riesgo comercial llegándose, incluso, a revocar condiciones anteriores. Se busca acortar el ciclo de venta aun considerando las mayores dificultades de gestión que impone la crisis, y una mayor eficacia en el cobro.

¿Cómo aunar los esfuerzos de Finanzas, Ventas y AR para el éxito, es decir, para crear juntos, valor empresarial?

Sin duda, un factor crucial es la digitalización del proceso Order To Cash (O2C). Una solución digital para gestionar el ciclo completo de venta resuelve con eficiencia los principales problemas que puedan surgir. Optimiza el proceso mejorando los KPIs claves de los departamentos de AR y comercial, lo que tiene un impacto positivo en las finanzas corporativas.

Los problemas del proceso O2C que afectan a las Finanzas se solucionan con la digitalización

El director financiero puede ver disminuida la rentabilidad empresarial por ineficiencias en el procesamiento de los pedidos y servicio al cliente, en el envío de facturas o gestión de incidencias y reclamaciones, y en el proceso de cobro. Estos problemas disminuyen la productividad, incrementan los costes y aumentan el riesgo comercial. Además de alargar el ciclo de ventas, retrasando el cobro de las facturas y el registro contable de los ingresos, e incluso, provocar la insatisfacción del cliente y una pérdida potencial de ingresos.

Una solución digital para el proceso Order To Cash permite que su gestión sea más ágil, flexible y precisa. Con ella se resuelven los problemas citados porque:

1. Aumenta la productividad del equipo de back office y el ahorro al minimizar el tiempo de dedicación y los errores propios de las tareas manuales.
2. Se reducen costes. Por ejemplo, costes administrativos de contrataciones temporales por picos de trabajo, gastos de papel e impresión, etc., o los costes directos de logística y devoluciones.
3. Disminuye el riesgo comercial. Una vez fijados los criterios de concesión de crédito y límites por clientes/grupos de clientes, se facilita la monitorización de las solicitudes de crédito mediante un proceso automatizado de aprobación que alerta al responsable si surgen riesgos potenciales en los clientes.
4. Se acorta el ciclo de ventas en cada etapa del proceso, desde el procesamiento de los pedidos, la facturación, la gestión de los Cargos de Clientes, hasta la gestión del cobro y la conciliación bancaria.
5. Mejora la satisfacción del cliente y del equipo de back office

Aunar los objetivos de Finanzas, Ventas y AR con la digitalización del proceso O2C:

La digitalización facilita la visibilidad y el control total del proceso Order To Cash. Los directivos de Finanzas, Ventas y AR pueden monitorizar los KPIs claves para el seguimiento de la eficacia y eficiencia del proceso, el control de costes, la minimización del riesgo y la satisfacción del cliente. Mediante paneles de control podrán seguir y analizar esos KPIs. Por ejemplo:

• Tiempo medio de gestión del proceso O2C o de algunos subprocesos como el procesamiento de pedidos y de facturas; plazo de resolución de los Cargos de Clientes, etc.
• Cumplimiento de los SLAs (Service Level Agreement).
• Periodo Medio de Cobro o DSO (Days Sales Outstanding). Media de días de Cargos de Clientes abiertos o DDO (Days of Deductions Outstanding).
• Índice de Efectividad del Cobro o CEI (Collections Effectiveness Index).
• Ratios de créditos y disputas sobre facturas.
• Reducción de costes en x (medida monetaria).
• % de morosidad sobre el volumen total de Cuentas por Cobrar en un periodo de tiempo.

Con una solución digital para gestionar el proceso, los responsables de estos departamentos pueden lograr con facilidad la mejora continua del mismo y asignar con más eficiencia los recursos, para alcanzar el objetivo común de incrementar la rentabilidad empresarial. También, la monitorización del riesgo comercial facilita el cálculo periódico de las provisiones de créditos incobrables. Así se pude reflejar de forma paulatina el impacto potencial de ese riesgo sobre la cuenta de resultados, en vez de hacerlo solo de forma global al cierre del ejercicio.

De este modo, la digitalización centra los esfuerzos de los directivos:

• El director financiero velará por una eficiente asignación de los recursos y gestión del working capital, y podrá mejorar sus previsiones de tesorería. Asegurará con el responsable de AR y el director comercial que el proceso ayuda al crecimiento sostenible, es decir, que crea valor para la empresa.
• El director comercial podrá enfocarse en las relaciones con los clientes rentables, gestionando posibles ajustes en las políticas de crédito y plazos de pago, y generando nuevas oportunidades de venta. Así como adelantar la negociación con cliente potenciales de interés.
• El responsable de AR podrá concentrarse en optimizar el proceso, analizando la causa raíz de los retrasos o impagos u otras ineficiencias, logrando su mejora continua.

En definitiva, la digitalización del proceso Order To Cash optimiza la eficiencia del mismo y las relaciones con los clientes, abriendo la puerta a nuevas oportunidades de ingresos que de otro modo se habrían perdido.