¿Cuál es el impacto de la gestión de pedidos y facturas en el ciclo Order-to-Cash?

Gestión de pedidos

Hemos compartido ya algunos datos preocupantes sobre la escasa automatización del ciclo Order-To-Cash  de las empresas, que revela el informe de Penteo «Customer Service: situación de la transformación digital en España» y que supone una rémora para la eficiencia de los procesos y la satisfacción y fidelización del cliente.

Ahora ofrecemos otros datos del informe, que muestran cómo la buena o mala gestión de pedidos y facturas tiene un fuerte impacto en el ciclo Order-to-Cash y cómo la automatización es, sin duda, la clave de la eficiencia en dicha gestión.

Estos son algunos datos que demuestran la gran influencia de la gestión de pedidos y facturas dentro del ciclo de venta:

  • El 29% de los casos de reclamación corresponde a errores en la gestión del pedido y el 9%, a pedidos duplicados
  • El 20% de las causas de un impago proviene de errores en la factura y el 9% a errores en el pedido
  • El 80% de las empresas incumplen los compromisos contractuales de forma puntual o recurrente y el 57% de ellas indican las roturas de stock como razón principal de ese incumplimiento

Son datos tomados del día a día de la gestión y vienen a confirmar que son procesos clave del ciclo de venta y la gestión de pedidos en concreto, es el proceso “rey”.

Sin embargo, la realidad es que hay un alto porcentaje de los pedidos, el 19%, que tardan más de un día en ser tratados y el 39% del personal administrativo de las empresas manifiestan tener dificultad a la hora de tratar pedidos a tiempo con los recursos actuales.

La causa de la baja automatización y el alto grado de ineficiencia real en la gestión de pedidos y de facturas.

¿Te intriga conocer por qué estos procesos tan estratégicos del ciclo Order-To-Cash se gestionan hoy por hoy con poca agilidad y con tan alto porcentaje de errores?

Esker también se lo cuestionaba y el análisis realizado por Penteo encontró la respuesta: el bajo grado de automatización del ciclo de venta de las empresas e incluso del proceso clave de la gestión de pedidos (22% sin automatizar y el 69% con automatización parcial) responde a que aún se reconoce poco el importante papel del Servicio al Cliente y, en consecuencia, tampoco se dedica a esta área los recursos necesarios. Esto se muestra en que el 28% de las respuestas de los directivos indican la falta de presupuesto en su departamento para la digitalizar a tiempo con los recursos actuales. El 25% lo achacan a la falta de tiempo para pensar en la modernización y el 21% al desconocimiento de las soluciones existentes.

La automatización transforma la ineficiencia en eficiencia, es decir, en productividad, motivación del equipo y ausencia de errores.

Si hablamos de los beneficios de la automatización, el primero y principal es la reducción de errores, que repercute sobre otros beneficios: la mejora de la productividad (72%), del servicio al cliente (62%) y de la motivación de los equipos (46%), seguido por la reducción de costes (30%) y de los envíos fuera de plazo (16%).

Así lo reflejan los beneficios de los que ya tienen automatización:

  • El 80% detectan una reducción de errores en su proceso de pedidos total o parcialmente automatizado
  • El 72% han notado una mejora en la productividad
  • El 62% han mejorado el servicio al cliente

La digitalización no sólo se trata de un fenómeno tecnológico, sino que también implica a los equipos humanos que gestionan los pedidos y facturas y nunca se debe olvidar que todo el ciclo de venta tiene como centro al cliente.

La relación con el cliente debería basarse en la colaboración, no solo en resolver problemas, así que cuanta más agilidad y menos errores existan en esta relación, más se cumplirá este objetivo y más satisfacción encontrará el cliente. A esto apunta la solución de pedidos de Esker.

Desde luego, el crecimiento de la empresa basado en la fidelización de los clientes es tanto o más importante que apoyarlo en la incorporación de nuevos y más “sano” desde un punto de vista financiero, pues está comprobado que “retener” es más barato que conseguir nuevos clientes.

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