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Una de las claves para convertir la gestión de pedidos de clientes en un éxito es que las empresas la consideren como un elemento más dentro de la cadena de suministro, y no como un proceso independiente.
Tener una visión global de la empresa, una planificación de la demanda, gestión de compras, planificación de la producción, etc… son algunos de los elementos que hay que tener en cuenta para llevar a cabo una buena gestión de los pedidos que ayude a ser eficientes y rentables.
En la gestión de pedidos de clientes, la manipulación de los datos y la gestión manual de los recursos son muy peligrosos para la eficiencia. La necesidad de procesar pedidos y resolver disputas lo más rápido posible hacen de la automatización la solución ideal para el servicio al cliente.
Elementos claves para una buena gestión de pedidos de clientes:
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Introducción eficaz de datos:
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La necesidad de introducir la información de los pedidos de manera manual puede ocasionar grabes errores que afecten a la relación con los clientes. La automatización de la gestión de pedidos de clientes, permite una mejor elaboración de pedidos y una entrada más rápida. La reducción del tiempo dedicado en tareas manuales y la mejora en la visibilidad, permiten a los responsables del departamento de servicio al cliente (CSR), centrarse en crear una buena experiencia de cliente en todo momento
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Resolución de problemas:
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Resolver problemas con rapidez y facilidad es otra de las claves para poder realizar una buena gestión de pedidos. Es imprescindible que los CSR puedan registrar, seguir y gestionar todas las reclamaciones, eliminando la necesidad de transferir llamadas a otros departamentos o agentes.
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Identificar los pedidos prioritarios:
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Los pedidos urgentes deben estar marcados y colocarse en un lugar preferente para que los CSR puedan reconocerlos fácilmente asegurándose de que no se pasa por alto ningún pedido y se satisfaga o mejore los compromisos con los clientes prioritarios.
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Gestionar los recursos basándose en las métricas:
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Un acceso sencillo a métricas claras y una buena visibilidad de ellas permite una mayor eficiencia en todo el ciclo O2C proporcionando información precisa sobre la gestión de pedidos de clientes. Los paneles de control personalizables proporcionan datos en tiempo real sobre los números de flujo de trabajo que pueden ayudar a los gestores a localizar de forma estratégica los recursos donde más se necesitan.
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Evitar errores costosos:
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Los pedidos perdidos o/y duplicados pueden tener consecuencias desastrosas. La automatización de la gestión de pedidos de clientes, contribuye a que el servicio al cliente evite estos errores con una combinación de tecnologías de reconocimiento que extraen los datos de los pedidos con precisión y de forma automática.
Todos estos elementos se deben juntar y trabajar para conseguir el objetivo final que es una mejora de la eficiencia. Ya que la eficiencia permite aumentar la productividad, reducir los costes e incluso aumentar la seguridad. Trabajar para mejorar continuamente y evaluar los impactos de los cambios que se realicen, son las máximas a seguir.
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