Conformidad de la factura electrónica: ¿entendemos de países o de facturas?

La transición hacia la factura electrónica está en marcha, y los pasos hacia su uso generalizado en las relaciones comerciales avanzan, más lenta o más rápidamente en según qué aspectos, pero de forma inexorable en cualquier caso. Su principal argumento a la hora de ganar aceptación es su eficiencia a la hora de ahorrar costes y mejorar la cadena de suministro, a medida que las empresas van sustituyendo sus flujos de facturas en papel por los formatos y canales electrónicos.

Sin embargo todavía hay obstáculos, y uno de los más importantes atañe a la conformidad con las regulaciones internacionales. La mayoría de los países tiene establecidos reglamentos específicos para el proceso y almacenamiento de las facturas electrónicas, a fin de que las respectivas administraciones fiscales puedan asegurarse de que la recaudación del IVA se realiza adecuadamente.

Se trata de una cuestión que afecta seriamente a empresas cuyos clientes están repartidos por el mundo. A medida que la factura electrónica va implantándose a lo largo del globo, se establecen modelos regulatorios diferentes, que a veces tienen poco o nada que ver unos con otros. Y esas diferencias vienen a frustrar las expectativas en cuanto al potencial de la factura electrónica, no ya de una armonización global, sino incluso de una mínima coordinación. Al final, no pocas empresas terminan enviando sus facturas internacionales en papel, con la inseguridad de que se reciban a tiempo o el riesgo de que el cliente alegue no haberlas recibido.

La firma sueca TrustWeaver, especializada en herramientas de conformidad legal de documentos y procesos de negocio, analiza esta problemática en su informe Tax-Compliant Global Electronic Invoice Lifecycle Management. En él establece dos grandes modelos regulatorios que rigen actualmente en el mundo:

  • Por un lado, los que denomina ex post systems (sistemas posteriores al correo), que rigen fundamentalmente en los países de la Unión Europea. Aunque varían sensiblemente entre unos países y otros, en general observan pocos o ningún requerimiento específico en la forma de intercambiar las facturas, pero las personas sujetas a impuestos deben tener la capacidad de probar la integridad y autenticidad de las facturas durante un período que, de media, abarca siete años desde su emisión o registro.
  • Por otro lado, los llamados sistemas de autorización, que rigen principalmente en Latinoamérica, Turquía, Taiwan y Rusia. Son muy diferentes al anterior modelo, y también lo son entre sí. Aquí el ciclo de vida legal de la e-factura está completamente regulado. La administración fiscal interviene directamente en el proceso, requiriendo que los datos de la factura sean remitidos a sus servicios antes, durante o inmediatamente después de su expedición.

Aprenderse todos los modelos que rigen cada país sería todo un desafío para los departamentos de facturación de las empresas. En cualquier caso, informes como este de TrustWeaver pueden ser una buena herramienta de ayuda.

Pero en realidad las facturas no tendrían por qué entender de países. Y más que estar pendientes de cumplir con los requisitos de cada legislación y estar al día de cualquier cambio legal, lo que necesitan es ser emitidas y cobradas en cualquier lugar, y además con la mayor rapidez. Por ello, la mejor solución para las empresas es contar con soluciones que faciliten y aseguren la conformidad, sin tener que preocuparse de mucho más.

Precisamente por su conocimiento y experiencia en este complejo campo, Esker mantiene una alianza estratégica con TrustWeaver. Como resultado de ella, nuestra solución de Automatización de Facturas a Clientes facilita, a través de los servicios de esta compañía, la posibilidad de formatear y firmar la factura, a fin de que sea conforme con la legislación local de cada país. Gracias a su amplísima red de contactos, TrustWeaver mantiene relación permanente con las autoridades fiscales de los principales países del mundo, así como con los grupos de estandarización existentes. De este modo, están al día de cualquier novedad o cambio legal que se produzca en cualquier país. Así, las facturas serán siempre conformes, vayan adonde vayan.

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