Compartir la entrada "Compras y documentos (retos actuales)"
Desde el principio, en Esker hemos querido que este blog no sea sólo nuestro. Que sea de todos los que desde un punto de vista o desde otro tenéis algo que decir o simplemente queréis compartir vuestras experiencias e inquietudes en torno al mundo de la gestión documental y las tecnologías y estrategias encaminadas a la eliminación del papel en los procesos de negocio. Fieles a esta idea, hoy no escribimos nosotros. Le cedemos el testigo a una experta, M. Carmen Roncero, que gentilmente nos ha cedido este interesantísimo artículo sobre los desafíos a los se enfrentan hoy los departamentos de Compras de las empresas. A todos los profesionales de la Cadena de Suministros, merece la pena que lo leáis:
—————-
Cuando preguntamos a un Procurement o Purchasing Manager cuál es el principal problema cotidiano, además de la falta de tiempo para pensar, frecuentemente la respuesta es el “papeleo”…..La profesionalización en las compras y en los sistemas de gestión y normativos a menudo conllevan una gestión documental no menos necesaria como odiada por los responsables.
¿Y por qué esta manía? Por la dificultad de localizar de una manera rápida los documentos necesarios que acompañan a cualquier tipo de gestión. Dependerá esta rapidez de lo mejor o peor organizados que seamos a nivel personal y/o en el departamento…..), pero no sólo, ya que los motivos de la dificultad de localización de los documentos son diversos.
Como también son diversos y múltiples los documentos asociados a la gestión de compras y aprovisionamientos; y hablamos tanto del día a día donde tenemos que vérnoslas con especificaciones, catálogos, contratos, rfp, rfi, rfq, requisiciones, aprobaciones, pedidos, albaranes, facturas…..como de las excepcionalidades (¿son ahora tan excepcionales?) de litigios en calidades, cantidades, o en términos administrativos; lanzamientos de nuevos productos; rediseños de los actuales….
La cantidad de anexos, archivos adjuntos y documentación a aportar/revisar/archivar es tal, que generalmente solo nos damos cuenta de su magnitud cuando desaparece ese plano con la firma del responsable o ese pdf con el nuevo logo que debía ya estar en las estanterías del cliente…o hay un error detectado en el fin de línea de la fábrica tras el control de calidad reglamentario.
O bien cuando comienza la mudanza a la nueva sede corporativa y a la hora de empaquetar no queremos tirar todas las comunicaciones de cambios de precios (¿y si necesitamos un histórico?), ni las tarifas antiguas, ni las revistas del sector o las muestras físicas de impresiones de color…..ni ese pequeño archivo que el antiguo responsable de sourcing de una categoría tenía con todos los posibles proveedores y que el nuevo responsable no se ocupó de actualizar tras su estudio de mercado cuando fue a lanzar un tender.
Evidentemente no todo es absolutamente necesario, pero la mayor parte de las veces no hemos sido capaces de pasar toda la documentación física a un archivo informático ordenado, o incluso no hemos sido capaces de “ordenar” toda la información en soporte informático en diferentes formatos de manera fácil o extraer aquello que sí es necesario.
Además tenemos el problema añadido que la mayor parte de las veces conviven un archivo documental clásico con documentos más actuales que no han sido enviados a su tradicional destino (por ejemplo está en el contrato que tiene el departamento legal el último precio negociado por compras?)
Por si eso fuera poco la falta de espacio (o la carestía del mismo) en la mayor parte de las sedes corporativas (ubicadas en zonas caras de las ciudades) hacen que muchas veces esos archivos físicos estén o estén pensando ser trasladados a zonas de archivo con costes inferiores (es decir no se encuentran físicamente donde los trabajos se realizan)
Es por ello de capital importancia una organización optima y conjunta del departamento (no solo documental), donde todos los responsables tengan acceso a dejar los documentos y su última versión, donde haya la completa trazabilidad para cualquier tipo de actualización, con su correspondiente flujo de aprobaciones o un sistema de gestión documental que facilite todas nuestras labores en el día a día por supuesto soportado por su procedimiento correspondiente.
Seguro que tras ese proceso cuando el jefe de producto lleve el nuevo cambio de color en el envase al comprador de embalaje, este le recibirá con una sonrisa….
A modo de resumen, nos puede servir este esquema:
Documentación de compras
– Especificaciones / Planos
– Catálogos
– Contratos
– Información de proveedores
– Requisiciones / Peticiones
– Aprobaciones
– Pedidos / Confirmaciones de pedidos
– Albaranes
– Facturas
Causas de deslocalización documental
– Responsabilidades en los documentos compartidos
con otro departamento.
– Archivo en otra localización.
– Carencia de archivo oficial.
– Falta de procedimientos de gestión documental.
– Cambio en las personas / organizaciones
– Diversos formatos de los documentos / fuentes.
– Limitaciones de medios.
– Velocidad de los cambios en las organizaciones.
M. Carmen Roncero Martín / Director de Compras – Partner at Funavaco
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.