Compartir la entrada "¿Cómo vender tu proyecto para digitalizar las facturas de proveedores internamente?"
Crea tu proyecto de digitalización de facturas de proveedores
En el mundo empresarial actual, las empresas deben adaptarse y optimizar continuamente su forma de operar para seguir siendo competitivas. Los departamentos de Cuentas por Pagar no son una excepción y se han convertido en un vector estratégico para las empresas. Sin embargo, antes de poner en marcha un proyecto de digitalización de este departamento, hay un gran obstáculo que superar: que este proyecto sea aceptado por las personas clave en la empresa, aquellas que toman la decisión.
Construir un informe sólido sobre tu proyecto puede marcar la diferencia.
1. Contextualizar el proyecto de digitalización.
Contextualiza tu proyecto para mostrar al responsable, así como a los directores financieros y de compras, que tu proyecto no solo es deseable, sino que también es necesario para optimizar el funcionamiento del servicio.
Puedes presentar los siguientes argumentos:
– Los empleados pasan la mayor parte de su tiempo clasificando y procesando manualmente las facturas de proveedores en papel
– Existencia de gastos superfluos: costes de papel, impresión, archivo físico, etc.
– La dificultad de capturar datos sea cual sea el formato de las facturas de proveedores
– Mala visibilidad del progreso de las facturas, de su procesamiento y aprobación
– Funciones limitadas en términos de análisis, informes y trazabilidad
– Dificultad para aprovechar los descuentos de proveedores por el pronto pago
– Control deficiente de gastos
2. Definir el proyecto y sus objetivos.
Después de haberlo contextualizado define claramente tu proyecto. Este paso permitirá a los managers, responsables de tomar la decisión, comprender mejor los entresijos del proyecto y los cambios que esto implica.
Para ello, puedes responder a las siguientes preguntas:
– ¿Qué partes del ciclo de compra (P2P) quieres digitalizar? ¿Por qué?
– ¿Te gustaría archivar todos los documentos electrónicamente o deseas mantener archivos en papel?
– ¿Qué vacíos en tu ERP/software empresarial podrían compensar la digitalización de tus facturas de proveedores?
– ¿Cuáles serán los beneficios de una solución de automatización para tu negocio?
3. Argumentar tu proyecto
Con el argumento podrás exponer las ventajas de la solución de automatización a aquellos de los que depende que tu proyecto sea aceptado o no. Al tomar su decisión, necesitarán datos medibles para justificar su elección. Una buena manera de calcular los pronósticos de retorno de la inversión (ROI) es medir los costes de la gestión actual de tus Cuentas por Pagar, y luego compararlos con los costes estimados de las soluciones que los diferentes proveedores te proporcionan.
Este método te permite validar la solución que presentas, además de demostrar a tus superiores que estás totalmente involucrado en el proyecto.
Además, con una solución de automatización no solo conseguirás un mejor ROI, sino que tu empresa también obtendrá muchos beneficios no medibles: optimización de la eficiencia operativa mediante la automatización de ciertas tareas, una mejor visibilidad de todo el proceso gracias a los paneles de control e indicadores clave, mejora de la satisfacción de proveedores y empleados, etc.
4. Convencer internamente
Aunque la dirección tiene la decisión final sobre la elección o no de establecer un proyecto de automatización, deberías consultar internamente a todos los interesados. Las personas que forman el departamento de Cuentas por Pagar, no siempre reaccionarán positivamente cuando sepan que su trabajo estará sujeto a modificaciones, y eso es comprensible. Temer el cambio es humano, e incluso si la mayoría de estas personas entienden los beneficios de digitalizar el proceso, eso no significa que estén convencidos de esta solución. Es por eso que, al involucrarlos en el proyecto y explicarles todos los beneficios que pueden obtener con él, se sentirán que forman parte del mismo y les resultará más fácil aceptar el cambio.
Conclusión
Tu proyecto no es la única iniciativa que debe ser aprobada y financiada dentro de la empresa. Los gerentes suelen entender las ventajas de la automatización del ciclo de compra (P2P) de manera global, pero es posible que no entiendan que más allá de las ventajas que obtienen los equipos encargados de las facturas de proveedores, éstas pueden aplicarse a la empresa en su conjunto.
Para ganar el apoyo de los principales interesados y convencerlos de situar tu proyecto de digitalización en la parte superior de sus prioridades, tu informe debe ser claro y exhaustivo.
*Este artículo está basado en el post publicado en el blog de Esker Francia. Comment vendre votre projet de digitalisation des factures fournisseurs en interne?
