Cómo la automatización de pedidos cambió mi vida

David Bollero
automatización de pedidos

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Todavía recuerdo como si fuera ayer cómo transcurrían mis días en la oficina, antes de que la automatización de pedidos cambiara mi vida. Cada mañana llegaba a mi puesto de trabajo temiendo la avalancha de pedidos con que me recibiría el ordenador. Por aquel entonces recibíamos más de 1.500 pedidos al mes por parte de nuestros clientes y únicamente el 60% de ellos lo hacía por EDI. El resto llegaba por correo electrónico e, incluso, por fax. Estamos hablando de alrededor de 900 pedidos al mes que tenía que introducir manualmente en el sistema, lo que hace una media de 45 pedidos al día mientras seguía teniendo que hacerme cargo de otras muchas tareas en la empresa. Una locura.

Lo último que deseaba era recibir una llamada telefónica o ver en tu bandeja de entrada las airadas quejas de un cliente acusándote de haberlo ignorado, de hacer más de una semana desde que realizó un pedido y no haber recibido aún nada de nada. Con la experiencia, uno aprende que hay que huir de la negación como alma que lleva el diablo, mostrándose lo más empático posible.

De nada servía aseverar tajante que “en modo alguno se ha tratado de un error nuestro porque, si hubiéramos recibido ese pedido, se lo habríamos servido”… Y no sirve de nada, porque en algún momento de la conversación se destapaba que la gestión se había realizado por fax y, levantándome mientras continuaba escuchando los gritos del cliente al otro lado del móvil, descubría el papel extraviado detrás del mueble del fax.

Errores humanos

El ritmo de trabajo era frenético y ello, unido al cansancio en la vista cuando dejaba esta tarea para el final de la jornada, me llevó en más de una ocasión a cometer errores que, después, nos daban más de un quebradero de cabeza. Un simple número incorrecto, un salto de línea equivocado en la dirección de un cliente y su pedido solicitado nunca llegará a tiempo a su destino. En este momento, como en otros muchos, la automatización de pedidos, me hubiera ayudado mucho.

Esto no sólo provocaba el descontento del cliente, al que había que compensar después con algún lote de producto de obsequio para calmar los ánimos, sino también una pérdida de productividad que terminaba reflejándose en los libros de contabilidad. Y no me refiero a ese lote regalado, sino a la pérdida de tiempo, horas trabajadas y gasolina del repartidor al que había mandado al lugar equivocado.

Ineficiencias logísticas

Las complicaciones que traía consigo el tener que realizar tantas tareas manuales no sólo procedían de mis errores humanos, sino también de la dificultad para poder llevar a cabo con eficiencia algunos trabajos.

Me viene a la mente, por ejemplo, cuadrar las cantidades del pedido que realizaba el cliente con los pallets que tenía en el almacén. Aún me recuerdo con la hoja de cálculo abierta en el ordenador y la calculadora intentando que mis cuentas fueran correctas. No siempre lo eran, bien por lo complejo del proceso o porque terminaba tirando por la calle de en medio, sometido a la presión de las prisas por parte de los repartidores. ¿Cuál era el resultado? Que no terminaba de aprovechar el espacio en los camiones de reparto y, consiguientemente, la empresa perdía dinero en cada reparto.

Stock desactualizado

Al no tener la automatización de pedidos, otras veces mis errores se traducían en otros problemas que, desafortunadamente, también tenían un impacto negativo en la empresa. A menudo, metido en la vorágine del día a día, olvidaba tener al día nuestro stock y, de nuevo, más descontento de los clientes.

No conseguir tener actualizado el stock propiciaba que los clientes en ocasiones pidieran productos de los que no disponíamos o, incluso, descatalogados. En el primero de los casos, con suerte, al cliente no le corría demasiada prisa y podía esperar a que lo consiguiéramos de nuestro proveedor, pero en el segundo, la decepción podía ser colosal.

La llegada de la automatización de pedidos

Este post de hoy, como seguramente te habrás figurado, se trata de una ficción. Sin embargo, en un caso como el que abordamos la realidad supera a la ficción y las empresas que no disponen de una gestión automatizada de pedidos a menudo se enfrentan a problemas como los expuestos en este artículo o, incluso, peores. Tanto si impactan en una ineficiencia que incrementa los costes como directamente en el cliente, las consecuencias son del todo indeseadas, pudiendo llegar a perder clientes  o afectar a nuestra reputación.

La tecnología resuelve este tipo de problemáticas, pudiendo comprobarse en casos de éxito de empresas de referencia, como es el caso de Simon o de Angulas Aguinaga, por citar algún ejemplo. Con el modelo cloud y la incorporación de tecnologías de Inteligencia Artificial (IA), no sólo es posible mejorar la competitividad y eficiencia de la empresa, sino que posteriormente tendremos una panorámica total de todo el proceso, con una trazabilidad exhaustiva de cada uno de los pedidos. Además, también haremos  la vida mucho más fácil a nuestros clientes, simplificando de manera muy significativa el modo en que realizan sus pedidos.

Y si en condiciones normales los beneficios de esta automatización en la nube se hacen notar, con la llegada de eventos inesperados como es el teletrabajo forzoso motivado por la pandemia que hemos vivido se hacen cruciales. Disponer de esta tecnología ha posibilitado a muchas organizaciones la continuidad de su negocio y, con ello, garantizar el mantenimiento de los puestos de trabajo. ¿Por qué no estar preparados?

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