Cocinar un plato AP con estrellas Michelin

Aunque parezca difícil de creer todavía existen muchas organizaciones ancladas en procesos manuales para gestionar sus procesos de cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés Accounts Payable). En contra de lo que pudiera pensarse, no se trata de empresas pequeñas, sino también de grandes compañías que con el devenir de los años han quedado sumergidas en procesos complejos, extremadamente ineficientes y que pueden derivar en errores que perjudiquen las cuentas o en serios problemas para detectar el fraude.

La transformación digital de las cuentas por pagar ya no es una opción y urge ejecutar cuanto antes la receta que la posibilita. Con ingredientes como facturas y archivado electrónicos, la captura automática de los datos, los portales colaborativos, las apps de validación, los sistemas de alertas o los informes y KPIs en tiempo real podemos llevar a la mesa de nuestra empresa el mejor de los platos AP.

Sin embargo y aunque esas materias primas resultan esenciales, poder alcanzar la excelencia de la alta cocina TI sólo está al alcance de los grandes cocineros (proveedores tecnológicos), por lo que seleccionar uno a la altura es primordial, pudiendo hacerlo además, como un servicio (SaaS). Así pues, a la hora de seleccionar al proveedor de nuestra solución AP es importante comprobar que éste cumpla con una serie de requisitos; de lo contrario, en lugar de sentar una piedra más en el camino de la transformación digital de nuestra organización, nos estaremos limitando a parchear tecnológicamente, lo que no conduce a nada bueno:

Reconocimiento y proyección. Mirar a un cocinero TI con ‘estrellas Michelin’ siempre será mejor que contratar a uno recién salido de la escuela de cocina, puesto que eso nos dará una idea de su perspectiva de inversión tecnológica para los próximos 3-5 años.

La experiencia es un grado. En esta misma línea, cuando salga al mercado en busca de ese cocinero que le ayude a ejecutar a la perfección la receta AP, uno de los requisitos que no debe obviar es qué experiencia tiene ese proveedor, no sólo con el tipo de soluciones a cocinar (implantar), sino también con el tipo de comensales (su actividad, clientes y proveedores) y el tamaño del restaurante (nuestra empresa).

Capacidad de integración. Podery saber integrardiferentes componentes es básico para un buen cocinero, al igual que sucede con una solución AP. La capacidad de integración con otras soluciones financieras, no sólo internas (gestión de pedidos, gestión de inventario, gestión de la cadena de suministro, gestión de ventas, RRHH, etc.), sino con nuestros clientes y proveedores, es indispensable para que la automatización de cuentas por pagar se desarrolle sin fricciones. Así pues, merece la pena detenerse en evaluar sus conectores y APIs con terceros porque, en gran medida, el éxito del proyecto dependerá de ello.

El chef inteligente. Cocinar no es cuestión de seguir estrictamente las medidas de los ingredientes, sino que es preciso dotar al proceso de inteligencia. Así pues, desconfíe de las soluciones que no incorporen Inteligencia Artificial (IA) o una completa analítica big data capaz de aportar un plus al proceso de manera desatendida. Este es uno de los factores decisivos que contribuirán a aumentar la eficiencia operativa.

Adelantarse al problema. Y si para culminar un plato que haga las delicias de nuestros comensales no basta con respetar las cantidades de los ingredientes, tampoco es garantía seguir el paso a paso. Surgen imprevistos y el cocinero ha de ser  capaz de anticiparse a ello. Por este motivo, la capa de inteligencia de la solución que implante el chef seleccionado ha de procurar capacidades predictivas. Los departamentos de Finanzas ya no basaban su funcionamiento únicamente en analizar lo que ya ha sucedido, sino que se preparan para lo que vendrá, especialmente ahora en esta época de incertidumbre.

Agradable a la vista. ¿Cuántas veces han oído que se come con la vista? A la hora de que una solución AP tenga éxito sucede exactamente lo mismo y nuestro cocinero ha de ser exquisito con este punto. Dado de que uno de los grandes puntos fuertes de este tipo de soluciones es extraer información de muchos más datos, resulta crucial que ésta se presente de un modo sencillo, intuitivo y fácil de manejar. Ninguno de los integrantes del departamento financiero tiene tiempo para bucear en la ingente cantidad de datos: se requiere velocidad y acierto, es decir, tomar las mejores decisiones en el menor tiempo posible y eso sólo es posible si nuestra solución AP dispone de una herramienta de visualización que nos facilite el trabajo.

Cumplir la ley. Lo menos que se puede pedir a un buen cocinero es que cumpla rigurosamente la normativa sanitaria. En este sentido, nuestro chef AP tendrá que contemplar todas las regulaciones legales existentes en los países en los que opera nuestra organización, así como su capacidad para evolucionar a medida que lo hagan éstas.

Las organizaciones se enfrentan cada vez a entornos más complejos, pero el hecho de que para hacerles frente sean necesarias herramientas cada vez más sofísticas no se traduce en trasladar esa complejidad al día a día. Saber elegir a un buen cocinero que nos prepare la receta AP con maestría está a nuestro alcance. Hacerlo nos garantizará una muy buena digestión y, además, todos los nutrientes necesarios para seguir creciendo en un mercado cada vez más exigente.