Cargos fuera factura: ver, medir y resolver

Indudablemente, si no tienes el control de los cargos fuera factura y no resuelves ágilmente las incidencias, la empresa puede perder mucho dinero, más cuanto mayor volumen de cargos gestione.

Por ejemplo, la investigación de Esker sobre cargos de clientes desveló que las empresas fabricantes reciben una media de 16.000 cargos y, algunas, hasta 200.000. De ellos, el 80% son cargos fuera factura ligados a acuerdos relacionados con el punto de venta y el ciclo de venta, cargos financieros y de centrales de compra.

El 24 de noviembre se ofreció el webinar Cargos fuera factura: ver, medir y resolver – La solución definitiva Esker y Vistex con la explicación y demo de esta herramienta, primicia exclusiva para el mercado ibérico.

Cargos fuera factura: un grave problema que reclama una potente solución

La experiencia muestra que una ineficiente gestión documental de los cargos de clientes dentro del ciclo Invoice to Cash desangra los márgenes además de generar otros conflictos financieros y puede suponer una gran pérdida económica para tu compañía.

Para solucionar este problema, Esker y Vistex han decidido combinar sus tecnologías para ofrecer la solución definitiva, la única que ofrece la gestión automatizada del ciclo completo de los cargos fuera factura, desde su lectura inteligente hasta su apunte contable en el ERP.

Así, la digitalización de la relación comercial entre fabricantes y retailers automatizando los flujos documentales, se completa con la automatización de los procesos enfocada en la gestión del Revenue Management con el objetivo de que las empresas tengan una visión realista de lo que van a ingresar.

Te dará tranquilidad saber que puedes contar con esta potente solución para resolver ese problema. Con ella, tienes una visión de conjunto sobre todo lo que ocurre en el ciclo de la relación del fabricante con sus clientes y logras gestionar la información y métricas en tiempo real. Así, puedes buscar la causa raíz de los cargos fuera factura incluso al inicio del ciclo, es decir, desde el pedido ya valorado. De este modo, una vez conseguido el control, consigues intervenir a tiempo para evitar cargos fuera factura improcedentes, anticipándote a posibles pérdidas económicas.

La solución de Esker y Vistex optimiza el proceso de gestión de cargos

¿Cómo ayuda la herramienta a mejorar el proceso de gestión de los cargos fuera factura?

Por parte de Esker, la tecnología se enfoca en dar visibilidad al proceso mediante cuadros de mando con los que puedes tener métricas específicas de lo que está ocurriendo en todo momento. Y que todos los participantes en la resolución de los cargos tengan acceso a dicha información y al histórico de datos, según su perfil.

Con la tecnología de Esker, basada en Inteligencia Artificial y Machine Learning, se inicia el proceso con la recepción y lectura automática de los documentos de los cargos recibidos desde cualquier formato y canal. De ellos se extraen los datos clave y se realiza la interpretación de esa información conforme a los datos/referencias de los maestros de cada empresa y los errores se corrigen automáticamente. Esto ya da una visibilidad inmediata de la situación de los cargos y posibilita el acceso al archivo de los documentos correspondientes. Tras ello, la codificación del cargo se realiza también en el entorno de Esker, pero tira de la tecnología de Vistex para la identificación del acuerdo comercial.

Con ello, se transfiere la información a Vistex para realizar la reconciliación línea a línea de los datos de los cargos fuera factura con los acuerdos comerciales correspondientes. La solución es capaz, por ejemplo, de gestionar cargos multi-acuerdo, multi-IVA y cuyo documento sea multi-página, identificar la jerarquía comercial del cliente o recalcular los acuerdos en función de la fecha de precio.

A partir de ahí, en función del análisis previo y una vez completado el proceso en el flujo de aprobación, Vistex realiza la integración en SAP para el gestor que corresponda, el mismo de antes u otro. Cuando el cargo fuera factura se admite como correcto, se emite automáticamente un abono al cliente por el total del cargo vía SAP SD o una factura de proveedor vía SAP AP. Si el cargo se rechaza, se reclama por otra vía al cliente a través del departamento de cobros. También es posible contabilizar solamente algunas líneas del documento del cargo y dejar otras pendientes de revisión.

Beneficios de la solución conjunta de Esker y Vistex

Por lo que se ha explicado, la solución permite eliminar el tecleo, la conciliación y otras tareas manuales, lo que evita errores de extravío y grabación de los cargos fuera factura y, sobre todo, reduce el tiempo que el personal de Customer Service, del Departamento Comercial, Logística y Finanzas, emplea en su gestión.

La investigación de Esker citada cifra una reducción del tiempo de gestión de un cargo fuera factura de 10 a 2 minutos, un ahorro de hasta un 40% del tiempo del personal, que se traduce en disminución de su coste, y una reducción en 1,2 del indicador FTE (Full Time Equivalent) para 16.000 cargos anuales.

Por lo tanto, se optimiza el coste de los recursos humanos, pero también de otros costes logísticos y administrativos adicionales, gracias a la gestión eficiente de los cargos fuera factura e incidencias desde el inicio del ciclo Invoice to Cash. Además de mejorar el ambiente laboral y reducirse el estrés en los cierres.

Asimismo, la contabilidad de clientes gana en eficiencia, al tener total transparencia, precisión en los datos y agilidad en la gestión. Esto permite ganar en resiliencia, ya que podemos predecir el comportamiento de los clientes mes a mes.

En definitiva, ya puedes disfrutar de esta solución decisiva para conocer, cuantificar y resolver los cargos fuera factura con una transparencia, eficiencia y agilidad sin precedentes.

Para comprobarlo y resolver tus dudas, solo necesitas 30 minutos para seguir la grabación del webinar y las muchas preguntas que los ponentes contestaron.