¡Bienvenida, efactura!

Marcos se dispone a teletrabajar después de tomar, como él dice, un desayuno de película. Necesita energía para este primer lunes tras las cortas vacaciones de agosto. Apura el café mientras ojea el press-clipping de la intranet. Inmediatamente, llama su atención el titular de una noticia: “Anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas”. La norma introduce medidas de gran interés para el proyecto de digitalización que lidera como director de Tecnología y Proyectos. «Así que, por fin, la facturación electrónica llegará a todas las empresas. ¡Bienvenida, efactura!», piensa Marcos mientras hace un gesto de victoria.

Nuevas medidas para la efactura y la morosidad: nueva oportunidad para digitalizar

El artículo 12 del Anteproyecto modifica la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información introduciendo un nuevo artículo 1 bis. Factura electrónica entre empresas y autónomos. Marcos lee con más detenimiento los puntos 1 y 5:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.»

“Constituirá infracción administrativa el no ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas y el no permitir el acceso a sus facturas a quienes hayan dejado de serlo y podrá ser sancionada con apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros”.

Precisamente, el proyecto del que es responsable tiene como objetivo la digitalización completa de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar desde la actual automatización parcial de esos procesos.

Marcos se detiene en la exposición de motivos del Anteproyecto de Ley. La extensión de la efactura a todas las empresas y autónomos y las modificaciones normativas, garantizarán una mayor trazabilidad y control de pagos entre ellas.

Además, se incentiva el cumplimiento de los plazos de pago, incluyéndose como requisito de acceso a subvenciones y como causa de resolución y condición penalizable en la contratación pública.

Objetivo del proyecto: digitalización completa de facturas y pedidos de clientes y proveedores

La Dirección de la empresa tenía claro que no se iba a tardar mucho en hacer obligatoria la factura electrónica, siguiendo el modelo de Italia. De ahí, su gran interés en priorizar la Estrategia de Digitalización y Automatización de procesos. Sobre todo, de los que tanto repercuten en la liquidez y competitividad.

Marcos cierra los ojos recordando el esfuerzo realizado tras la sacudida de la crisis: los análisis urgentes de impacto del negocio y de riesgos, la formulación de estrategias de recuperación, la actualización del plan de contingencia y continuidad de negocio, los test de pruebas… Y, tras la vuelta a la relativa normalidad, la revisión del Plan de Transformación Digital y la aceleración de su hoja de ruta.

Ciertamente, los datos del informe presentado por David, director de Administración y Operaciones, muestran el alto volumen de transacciones, flujos de documentos, tareas e información alcanzados por la actividad de la empresa como operador logístico.

Al inicio de la crisis los descensos del consumo y de la actividad industrial resintieron la actividad. Se compensaron, en parte, con el gran aumento del comercio electrónico y la demanda de servicios logísticos asociados. Actualmente la actividad se ha logrado recuperar, registrándose desde enero de 2021, incrementos constantes de la facturación mensual.

Marcos se fija en algunos gráficos del informe que muestran la necesidad de operar al cien por cien con la efactura como, por ejemplo, la emisión anual de 150.000 facturas a clientes en el sector privado o la recepción anual de 30.000 facturas de proveedores. Así como en otros datos sobre el considerable volumen de tareas que realiza el equipo de backoffice, muchas de ellas repetitivas y sin valor que les hacen perder hasta el 30% de su tiempo diario.

Otras tablas desgranan el porcentaje del total de facturas emitidas y recibidas en los distintos formatos: papel, fax, archivo PDF adjunto a un mail, efactura en formato PDF con firma electrónica y EDI. E igualmente, el porcentaje de efacturas en formato Facturae que están obligados a emitir a las administraciones adheridas a FACe. O las que la filial que opera en Italia genera en formato FatturaPA, que se envían a través del portal Sdl tanto a las administraciones públicas como a otras empresas y clientes.

Beneficios del proyecto. Todo va a salir bien

Indudablemente, implementar la efactura en las relaciones con clientes y proveedores, así como digitalizar los pedidos, supondrá un avance importante en el cumplimiento de la política de “cero papel” de la compañía. Lo que quiere decir importantes ahorros de tiempo y dinero y reducción de la huella de carbono.

También facilitará el cumplimiento de ciertas obligaciones para la empresa incluidas en el Anteproyecto de Ley. Marcos lee:

  • Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
  • Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de éstas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

Busca el listado de beneficios del proyecto de digitalización que justificó en su momento con el apoyo de David y de Marta, la directora financiera:

  • Agilizar y simplificar procesos: facturación, cobros/pagos, archivo y búsqueda de facturas u otra documentación, presentación de impuestos, etc.
  • Aumentar la productividad del equipo de backoffice.
  • Ahorrar costes administrativos y operativos.
  • Mejorar la relación con socios comerciales.
  • Facilitar el acceso a financiación alternativa a la bancaria.

De hecho, el Anteproyecto de Ley incluye medidas para mejorar ciertos instrumentos alternativos de financiación del crecimiento empresarial.

Marcos tiene la inquietud comprensible de conseguir el éxito del proyecto, cuyo viaje se iniciará el 15 de octubre. Por suerte, la compañía ha incrementado un 62% el presupuesto de tecnología y proyectos y considera que es adecuada la asignación de fondos que ha recibido el que tiene entre manos. Además, ha trabajado anteriormente con la empresa consultora de transformación digital con la que lo implementarán y desarrollarán.

También confía en su elección de la empresa proveedora de soluciones para digitalizar ambos procesos de negocio. En 2021 Ardent Partners la ha reconocido por segundo año consecutivo como líder del mercado en el informe de investigación ePayables Technology Advisor. Asimismo, Gartner la incluye en su Guía 2021 Market Guide for Integrated Invoice-to-Cash Applications por sus soluciones integradas de facturación a efectivo. Las reuniones que ha tenido con ellos, la visita a sus instalaciones y las referencias de clientes no han hecho sino aumentar su confianza.

«¿Qué puede salir mal?», se dice Marcos. Mira su reloj. Faltan solo cinco minutos para conectarse a la reunión que tiene programada.

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