Afrontar el reto de la cadena de suministro automatizando el P2P

Las tensiones en la cadena de suministro continúan en 2022. A la resaca que aún duraba de los efectos de la pandemia desde 2020 se han sumado las consecuencias de la guerra de Ucrania, lo que hace pensar que este año seguirá siendo un ejercicio de continuos ajustes ante imprevistos.

Las interrupciones de la cadena de suministro, la congestión portuaria, el desabastecimiento y el aumento de las tarifas de logística, energía y carburantes ponen en jaque a la industria. Si en 2020 las interrupciones de la cadena de suministro aumentaron un 67% en 2020, según datos de la firma especialista Resilinc, en 2021 se dispararon un 88%. El desabastecimiento de productos como semiconductores, plásticos, papel y otras materias primas fue la causa de interrupción que más aumentó, con un incremento del 452%.

Este año, debía ser el de la recuperación, el año en el que la economía volviera a recuperar cierta estabilidad. Sin embargo, de nuevo un imprevisto ha impactado en el desempeño de las cadenas de suministro, como ya sucediera en 2011 con el terremoto y posterior tsunami de Japón, que afectó al segmento de los semiconductores o en 2017 con el huracán Harvey, que asoló buena parte de las refinerías y petroquímicas de Texas y Luisiana, generando escasez de plásticos y resinas claves para una amplia variedad de industrias.

En este escenario hay dos palabras clave: resiliencia y automatización. La primera es esencial para mantener la actividad en la industria, justo en un momento en el que buena parte de ella se encontraba dando el salto a la bautizada ya como la Cuarta Revolución Industrial. En cuanto a la segunda, automatizar los procesos Procure-to-Pay (P2P) puede dotar a las organizaciones de un sistema sencillo y ágil que cubre todo el ciclo de vida, desde la compra hasta el pago de bienes y servicios. Esa es la clave para adaptarse al cambio.

 En qué consiste automatizar los procesos P2P

Las soluciones de automatización P2P han de integrarse con otros sistemas de gestión como los ERP para cubrir todo el ciclo de vida del proceso. La propuesta de Esker no sólo lo hace, sino que con ayuda tecnología de Inteligencia Artificial (IA) dota a la solución de la captura inteligente de datos.

Para que realmente sea efectiva la automatización, ésta ha de cubrir las diferentes fases que se dan en el proceso:

• Solicitud de compra. El software permite agilizar la creación de estas operaciones.
• Workflow de aprobación. Las solicitudes de compra entran automáticamente en el flujo de aprobación y el sistema, de manera totalmente desatendida, notifica a todas las personas/departamentos que han de dar su aprobación.
• Realización del pedido de bienes/servicios. Una vez que se han obtenido todas las aprobaciones necesarias, la solución automáticamente genera el pedido en el sistema y se envía al proveedor.
• Recepción. Se recibe la mercancía y la solución graba en el sistema el comprobante de recibo con todos los datos de llegada y características de lo recepcionado.
• Monitorización del cumplimiento. Se realiza automáticamente la conciliación de las facturas con las órdenes de compra para comprobar que efectivamente no se han producido distorsiones entre una y otra, ya sea en número de unidades, plazos de entrega, precio, descuentos…
• Seguimiento y colaboración electrónica. La solución supervisa todo el proceso, garantizando lo pactado previamente y asegurando el cumplimiento normativo.

Durante este proceso, es preciso disfrutar de una visibilidad 360º, de manera que la trazabilidad del pedido sea tan transparente que en cualquier momento sea posible comprobar en qué parte de todo el ciclo se encuentra.

Beneficios de la automatización de la cadena de suministro

Desde un punto de vista operativo, las ventajas que trae consigo automatizar el P2P en una empresa del sector industrial son muy diversas:

• Menores costes. La automatización los procesos Procure-to- Pay pasa por la digitalización y, como tal, por una reducción significativa del uso del papel. Como consecuencia de ello, todos los costes asociados a insumos (papel, tinta, tóner…), así como a su almacenamiento disminuyen. Una medida que contribuye, además, al respeto y el cuidado del medio ambiente.
• Reducción de errores. Al estar automatizado el proceso y no ser necesaria la intervención humana, también se reducen los errores de, por ejemplo, pagos duplicados o retrasos en el pago de las facturas –que suelen implicar penalizaciones-, lo que ligado al punto anterior, también se traduce en ahorros.
• Mejor capacidad presupuestaria. Gracias a establecer un flujo automático de aprobaciones sin las cuales no es posible culminar ningún pedido, se elimina la posibilidad de compras no autorizadas, gastos adicionales, etc. Además, los responsables de compras disponen de una fuente de información más completa, confiable y en tiempo real para poder tomar decisiones más acertadas en lo que al presupuesto y control del gasto se refiere.
• Mejor acceso a la información. No sólo se proporciona acceso a más información, sino también mejor, porque la información puede ser consultada, con todos sus KPIs, desde cualquier dispositivo en cualquier lugar y a cualquier hora; basta una conexión a internet.
• Facturación más rápida. La automatización del proceso P2P elimina los cuellos de botella, ya sea en una fase de aprobación, comprobación, etc., de manera que las facturas se tramitan con mayor diligencia, con la ventaja añadida de disponer de una completa trazabilidad para realizar verificaciones sin problemas y emitir pagos rápidamente (lo que puede ayudar a obtener descuentos por pronto pago).
• Agilidad en los pedidos. Estrechamente relacionado con el punto anterior, la rapidez no sólo se traduce en una mayor agilidad administrativa, sino operativa: los pedidos ganan velocidad porque las soluciones son capaces de recalcular y aplicar cambios de manera automática que de otro modo requerirían más tiempo y hojas de cálculo. El resultado es que se dispone de los productos/servicios más rápidamente lo que beneficia a los clientes, en última instancia.
• Mejor relación con los proveedores. Las soluciones de automatización de procesos P2P encuentran a su perfecto complemento en los portales de proveedores. Esker dispone de este espacio, proporcionando a los proveedores una plataforma de autoservicio centralizada desde la que se agiliza cualquier consulta, trámite o incidencia a lo largo de todo el ciclo de vida, mejorando notablemente la comunicación entre ambas partes.
• Mejora la experiencia de los empleados. Este tipo de soluciones también tiene un impacto muy positivo en la plantilla, puesto que mejora su experiencia de empleado al liberarlo de tareas tediosas permitiendo que se centre en operaciones que le enriquecen más personalmente y aportan mayor valor añadido a la empresa.