7 tips para mejorar tu gestión de cobros y reducir DSO en momentos de crisis

Gestión de cobros

Mejorar la gestión de cobros en tiempos de desconcierto e incertidumbre puede convertirse en un importante desafío. La situación sin precedentes que estamos viviendo ha tenido un impacto directo en la forma de gestionar y recuperar la deuda pendiente. Como gestor de créditos y cobros, tu trabajo consiste en mantener el flujo de caja, preservando siempre la misma calidad de relación con los clientes.

Para ayudarte a adaptar tu estrategia de cobro, seguir cobrando, cuidando a tus clientes y fortaleciendo a tu equipo sin que el impacto sea demasiado grave, te presentamos los siguientes consejos:

1- REEVALÚA LA SITUACIÓN DE TUS CRÉDITOS

Empieza por revisar tu situación (por ejemplo, los tipos de clientes que tienes, el vencimiento de su saldo, el efectivo en riesgo, etc.) para poder tomar las decisiones con mayor fundamento y priorizar tus esfuerzos de la mejor manera posible. Sigue monitorizando cada día la evolución del rendimiento y la previsión de efectivo (por ejemplo, el efectivo que esperas ingresar y los pronósticos), ya que es esencial vigilar la actividad diaria, especialmente en tiempos de incertidumbre, y dedicar los esfuerzos y los recursos allí donde más se necesitan. Por último, adapta tus tipos de cobro según el análisis realizado.

2- ADAPTA TU ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE COBROS

Tu prioridad debe ser cobrar todo el efectivo que puedas, y tus esfuerzos deben centrarse en dicho objetivo. Suspende tu actividad habitual y prioriza las acciones de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Enfócate en las cantidades más grandes por cobrar, en los clientes de mayor riesgo en cada sector, en los retrasos (por ejemplo, más de 90 días en tu balance cronológico) o haz que el personal del que dispones se centre en tareas concretas. ¡Ahora más que nunca, tu objetivo es la eficiencia!

3- HAZ QUE TUS CLIENTES SE PASEN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Además de que te permite enviar las facturas independientemente de factores externos, pasarte a la facturación electrónica disminuye tus gastos administrativos, reduce el plazo de entrega de las facturas y da más tiempo a tus clientes para tramitar, aprobar y resolver cualquier cuestión relacionada con la factura. Con el estado de entrega de las facturas en tiempo real, puedes prever los problemas de cobro reenviando por correo electrónico las facturas originales o duplicados a los clientes que suelen recibirlas por correo postal.

4- FACILITA EL PAGO AL CLIENTE PARA MEJORAR TU GESTIÓN DE COBROS

Al ofrecer a tus clientes la capacidad de renegociar los plazos de cobro y/o de extender el vencimiento de sus deudas, podrás establecer con los clientes una relación que facilitará que consigan cumplir con la fecha de cobro y, a su vez, que tu negocio, finalmente, asegure los ingresos. Además, al ofrecer descuentos por pronto pago a los clientes que tienen la capacidad de pagar antes, mantendrás un flujo de caja sólido. Tus clientes tendrán más ganas de seguir manteniendo relaciones comerciales contigo en el futuro, al ver que tu empresa se preocupa del cliente y que es fácil negociar con ella.

5- MEJORA LA RELACIÓN CON LOS CLIENTES

Es importante hablar con los clientes todo lo posible, para averiguar cómo afrontan la situación actual, si tienen algún problema en particular o cómo prevén que serán los próximos meses. Esto te permitirá encontrar soluciones conjuntas (por ejemplo, planes de pago, descuentos por pronto pago, etc.). Además, puede que tengas que informarles de cambios en tu estructura operativa (como un nuevo horario comercial, la mejor forma de ponerse en contacto contigo, etc.) Seguro que los clientes sabrán apreciar a un proveedor que está a su lado, ayudándoles en tiempos difíciles. Esto aumentará la posibilidad de que mantengan su fidelidad cuando se vuelva a la normalidad.

6- HAZ QUE LA COLABORACIÓN SEA UNA PRIORIDAD

La colaboración es clave y, con tantos empleados trabajando desde sus casas, mantener el control de la comunicación interna nunca ha sido tan importante como ahora. Debes asegurar la continuidad de tu negocio y proporcionar el mismo nivel de servicio a tus clientes, lo que incluye garantizar que las dudas se responden en su debido momento, que las disputas se resuelven rápidamente y que las tareas se asignan a su correspondiente miembro del equipo.

7- ¡CUIDA DE TU EQUIPO!

Cuidar de tu dinero y de tus clientes debe ser una prioridad, pero no debes olvidar cuidar de tus empleados. Cuando reconoces su trabajo, especialmente en tiempos difíciles, refuerzas la moral, la misión y el espíritu de equipo. ¡Sé creativo! Motiva a tu equipo con retos divertidos. Fija incentivos en función del porcentaje de objetivos conseguidos. Si se alcanza el 100% de los mismos, compensa al equipo cuando estéis todos de vuelta en la oficina.

Cuando la situación vuelva a la «normalidad», tómate el tiempo necesario para evaluar qué ha funcionado y qué puede ser mejorado en tus procesos de gestión de cobros. En caso de que te tengas que enfrentar de nuevo a una situación similar en un futuro, que no te pille desprevenido, estarás listo para hacerle frente.

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