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6 beneficios de usar la factura electrónica
Sin duda, la tendencia internacional es utilizar de forma obligatoria en transacciones B2B, la factura electrónica. A esto apuntan la Ley Crea y Crece y el proyecto de reglamento de Hacienda sobre requisitos de los sistemas y registros de facturación, que exigen adaptar ya en 2024 los sistemas informáticos de las grandes empresas españolas. O en Europa, la Directiva VAT in Digital Age que, previsiblemente en 2028, obligará a facturar electrónicamente las operaciones transfronterizas entre empresas. Sin embargo, este impulso de la facturación electrónica va más allá de cumplir con una obligación. En realidad, es una excelente oportunidad de aprovechar al máximo los beneficios de usar la factura electrónica para tu empresa. En este artículo te contamos cómo hacerlo.
6 beneficios de usar la factura electrónica obligatoria
De hecho, las normativas citadas recogen algunas ventajas de la factura electrónica desde el punto de vista del regulador: es un instrumento para reducir la morosidad comercial, impulsar la digitalización empresarial, reducir los costes de transacción del tráfico mercantil, luchar contra el fraude, etc. Sin embargo, nos centraremos a continuación en aquellas que benefician a las empresas más directamente.
Ahorro de costes y mayor control sobre los mismos
En efecto, hay que destacar la importancia de la facturación electrónica para ahorrar costes administrativos y logísticos:
- Se reduce el tiempo de gestión de las facturas y, por tanto, el coste de personal. También, se evitan costes añadidos como consecuencia de errores humanos que requieran rectificar facturas, envíos indebidos, etc., o por una gestión manual de incidencias y reclamaciones.
- Se reducen costes materiales como los gastos de papel, impresión, envío o espacio de almacenamiento.
Otra de las ventajas de la factura electrónica es facilitar un mayor control sobre los gastos.
La factura electrónica aporta grandes ahorros y beneficios en la gestión de facturas y contabilidad de proveedores. Sobre todo, a las grandes empresas que reciben elevados volúmenes de facturas. En efecto, la e-factura facilita una mayor visibilidad y control de los pagos a proveedores, no dejar escapar descuentos, obtener información veraz del pago a cada proveedor para incluirla en las cuentas anuales, etc.
Además, si estas empresas integran en el ERP soluciones de Aprovisionamiento para que todo el proceso desde el pedido al pago de las facturas sea digital, se optimizará la gestión de las Cuentas Por Pagar y de otros gastos empresariales.
Automatización de procesos
Claramente, la automatización evita que el personal realice tareas de escaso valor o repetitivas como teclear datos de las facturas, validarlas, verificar y aprobar su pago, conciliar con los bancos los cobros y pagos o archivar toda la documentación de cada operación. Así, la gestión operativa y financiera tanto de las Cuentas por Cobrar como de las Cuentas por Pagar, se agiliza y se vuelve más fiable.
Incremento de la productividad
Como se ha visto, al utilizar la e-factura y la automatización se ahorran costes de personal, de tiempo y dinero, y mejoran los resultados y eficiencia de los procesos de gestión de las facturas. En efecto, estos procesos empresariales se optimizan.
En consecuencia, la productividad aumenta notablemente y las personas se pueden dedicar a tareas más relevantes y que aporten valor a la organización. Al mismo tiempo, trabajan más a gusto y su trabajo se valoriza.
Mayor seguridad
Asimismo, otros beneficios de la factura electrónica son:
- El intercambio B2B de la e-factura es más seguro, pues se realiza de forma inmediata y completa.
- Los datos críticos para la toma de decisiones están disponibles en todo momento y son más fiables.
- Hay una trazabilidad en todo el proceso de gestión y archivo digital seguro de los documentos, que facilitan la auditoría interna y externa.
Avance hacia la digitalización
De todo esto se deduce la importancia de la facturación electrónica como medio de avanzar en la digitalización empresarial. Efectivamente, un software o solución para la gestión de facturas crea flujos de trabajo digitales que vinculan personas, tareas y documentos de forma transversal y permite el control en tiempo real de lo que va ocurriendo. De esta forma, los procesos pueden gestionarse con mayor agilidad, fiabilidad, visibilidad y flexibilidad.
Claro está, el uso obligatorio B2B de la factura electrónica impulsa una mayor responsabilidad social de las grandes empresas para pagar en plazo a sus proveedores pymes. De este modo, mejoran su relación comercial y la transparencia de sus operaciones.
Otro de los beneficios de la factura electrónica es la mejora de la responsabilidad medioambiental, pues evita del consumo y transporte de papel, tinta, etc.
Elige Esker para tu empresa y aprovecha todos los beneficios de usar la factura electrónica
Por todo lo dicho, es vital elegir una solución o software completo, fiable, eficiente y seguro que pueda integrarse en cualquier ERP para gestionar las e-facturas y extraer las máximas ventajas de la factura electrónica.
Sin duda, las soluciones de Esker cubren estas expectativas en empresas de diferentes sectores que las han implementado. Lo demuestran las cifras claves de disminución de costes, tiempo de gestión, reducción del tiempo medio de cobro, etc., que consiguen las soluciones de Esker tanto en la facturación a clientes como en la automatización de las cuentas por pagar.
Además de estandarizar los procesos y automatizar la mayoría de las tareas manuales en la gestión de facturas, Esker permite gestionar la emisión y recepción de e-facturas y el archivo de la documentación en único punto, con la intervención de personas de diferentes departamentos que trabajen tanto de forma presencial como remota.
Como resultado, Esker logra que estos procesos que gestionan la e-factura, sean más seguros, eficientes y productivos. Además de automatizarlos e integrarlos entre sí, Esker facilita KPIs, paneles e informes configurables para que los responsables tomen el control de esos procesos, y tengan información fiable para la toma de decisiones. Puedes consultar cómo lo han conseguido organizaciones como Kion o Domingo Alonso.