4 pasos para conocer tu grado de Transformación Digital

Se han dado grandes pasos en la transformación digital gracias a los avances tecnológicos, pero ¿qué pasa realmente con la automatización de los procesos de dicha transformación? Los sistemas informáticos están aquí para hacernos la vida mucho más fácil, pero ¿objetivamente es así?
Veámoslo con un ejemplo sencillo: registro y proceso de las facturas de una empresa.

Normalmente, a grandes rasgos, la vida de una factura es el siguiente:

• • Recepción de la factura (por ejemplo, mediante Fax o correo electrónico)
  • Registro de la factura en el ERP, Enterprise Resource Planning, (SAP, SAP B1, JD Edwards, Navision, Sage, Odoo, etc.)
  • Flujo interno de la factura (aprobación, recepción de mercancías, contabilización, etc.)
  • Archivado de la factura

Revisar el nivel de automatización de un proceso nos puede ayudar a identificar el grado real de transformación digital del mismo. Gracias a estos 4 pasos identificados, podemos analizar dicha automatización en detalle con ejemplos de casos de uso.

1- Recepción de la factura

• Caso 1 (Digital) -Una empresa puede recibir una factura en formato electrónico (pdf). El receptor acaba imprimiendo el fichero pdf para poder registrarlo, por ejemplo, por no tener dos monitores. Claramente este es un paso hacia atrás en la automatización.
• Caso 2 (Físico) – Otras veces la factura se recibe en papel y es digitalizada.

2- Registro de la factura

En este paso, una persona tiene que registrar (“digitalizar”) la factura, esté en papel o en formato digital, en el sistema ERP. Estos sistemas disponen de un formulario más o menos amigable que permiten meter a mano la cabecera de la factura (cliente, proveedor, totales, etc) y todas las líneas de detalle de la misma.
Aquí surgen un sinfín de inconvenientes:

• • Error humano al introducir la información (equivocarse en el número de unidades o precio unitario o en el tipo de mercancía entre unidades y cajas)
  • Inversión de mucho tiempo para completarlo (una factura de 50 líneas puede llevar entre 5 y 10 minutos introducirla a mano)
  • Trabajo tedioso y aburrido para la persona (estar 5 o 6 horas sin parar de registrar facturas)
  • Procesar solo un número reducido de facturas al día (hora de corte)
  • Y un largo etcétera de posibles casos…

Con respecto a un posible error humano, no es lo mismo 100 unidades que 1.000 ó 10 unidades que 10 cajas (con 50 unidades cada una). El inconveniente que puede generar (reputación, pérdida de confianza, pérdidas económicas entre otros) puede llegar a ser muy grave.

La automatización en este paso suele brillar por su ausencia.

3- Flujo interno de la factura

Lo siguiente es entender el camino que recorre la factura internamente en la empresa para su gestión o aprobación.

Lo normal es que el sistema ERP envíe un correo electrónico a la persona notificando que debe aprobar una factura. En otros casos, es una persona la que envía un correo electrónico a la persona que lo tiene que aprobar. En gran número de empresas no existe un proceso formal de aprobación definido y es la persona la que decide, en base a experiencias similares anteriores, a quien tiene que enviar el correo para que lo apruebe. He visto casos que se imprime, se monta una reunión y se le pasa al aprobador una gran cantidad de facturas para que las firme con su puño y letra.

Para el caso de la notificación por correo electrónico, es muy posible que al aprobador se le olvide entrar en el ERP para aprobarla. En el caso de pedir aprobación por email, el aprobador contesta al correo con su aprobación dejando la evidencia interna en las bandejas de entrada de los correos de emisor y remitente. Si mañana uno de los dos (el peticionario de aprobación o el aprobador) cambia de posición o se marcha de la empresa, adiós trazabilidad. Incluso en ocasiones, hay que saltar el flujo de aprobación porque el aprobador está de viaje o de vacaciones y da su ok en una llamada.

Para el caso de necesidad de control y verificación de la recepción de las mercancías, muchas veces el que recibe dicha mercancía no es el que la pidió y, o bien no se registra como recibido o se contabiliza como completo cuando puede ser una entrega parcial (faltan cosas por recibir)
En esta fase, la automatización puede estar más o menos bien gestionada, pero la trazabilidad es una asignatura pendiente para muchas empresas y se invierte mucho tiempo siguiendo las posibles huellas en plan “detectivesco” (como Sherlock Holmes), para ver que ocurrió y donde está la factura.

4- Archivado de la factura

Finalmente, si la factura está en papel, se tiene que digitalizar mediante un escáner, guardarla manualmente en una carpeta del directorio del servidor corporativo y, o bien se destruye el papel o bien, se tiene que almacenar físicamente y ordenadamente en un archivador de la oficina.

Para el formato digital, se guarda manualmente en la carpeta del servidor.
En el caso de registro de mercancías, es posible que la persona que revisa la recepción, imprima la factura y vaya tachando lo que llega y la fecha de cuando llegó, realizando un proceso similar al del principio del párrafo anterior.

Aquí volvemos a ver posibles errores humanos como almacenamiento en el sitio que no es, olvidar almacenarlo, etc. En resumen, una automatización parcial o nula.

Qué nos depara el futuro

Si has leído hasta este punto, es muy posible que te veas muy reflejado y que incluso que te plantees: “¡Vaya transformación digital que tengo!”

Imagínate que existiera una aplicación que:

• • Te ayudase a recibir de forma automática las facturas de fax, EDI o pdf por correo electrónico en tu sistema.
  • Que automatice en gran medida (incluso al 100%) el registro de los datos (cabecera y líneas de una factura) mediante sistemas de reconocimiento e inteligencia artificial, mitigando o evitando los errores humanos.
  • Que, además, en aquellos casos especiales, se le pudiera enseñar al sistema a registrar los datos con las primeras facturas que se reciban y que ya el sistema aprendiese con las siguientes y no hiciera falta su registro manual a partir de ese momento
  • Que gracias al punto b) y c) se redujera el tiempo de registro de forma sustancial (de varios minutos a pocos segundos – dependiendo de los casos).
  • Que tuvieras un único lugar donde se realizase una gran parte o, incluso, todo del proceso
  • Que pudieras establecer unos flujos de aprobación en los que, además, se registrara e identificara el estado en el que está la factura de forma clara y rápida.
  • Que se dispusiera de una trazabilidad completa de la factura desde que entra en el sistema hasta que se contabiliza en el ERP y se archiva, dando respuesta a “que pasa con esta factura”
  • Que permitiera controlar si se ha recibido toda la mercancía o si ha sido parcialmente.
  • Que se contabilice en mi ERP automáticamente una vez aprobada.
  • Que aquellas facturas de «sota, caballo y rey», que siempre se procesan de la misma forma, fueran procesadas y registradas automáticamente en el ERP sin ninguna actuación humana
  • Que el resto de facturas, en muy pocos pasos (muchas veces solo con una aprobación) fueran también procesadas de forma automática.
  • Que se archivara de forma automática en el sistema hasta 11 años por si tenemos una auditoría.
  • Que tuviera cuadros de mando y reportes que me permitiesen analizar el tiempo medio total que me lleva el proceso completo de una factura, posibles problemas en el flujo, facturas que se retrasan en el proceso entre otros.

Imagínate un futuro con algo así que te permita automatizar entre un 70% y un 100% el proceso de facturación. Estaría fenomenal, ¿verdad?

Bueno …, es posible que te suene a ciencia ficción, pero he de decirte que tengo muy buenas noticias: Esker ya hace todas esas cosas hoy, e incluso algunas cosas más, para ayudarte a hacer una transformación digital real gracias al enfoque de la automatización.

Quizá es momento de darle una vuelta y dejarte aconsejar por nuestros consultores.