15 puntos clave para digitalizar las Cuentas por Pagar

La automatización de la gestión de Cuentas por Pagar es una de las etapas clave en la transformación digital de las empresas. Garantiza una gestión de pagos a proveedores ágil y eficiente, optimizando todas las fases requeridas para tener un ciclo redondo y unos proveedores contentos.

¿Tu departamento de Cuentas por Pagar todavía cuenta con archivos de facturas y albaranes en papel? ¿ Crees que esto es una señal de que puedes mejorar esta transformación?

¿Estás viendo soluciones pero no sabes en qué basarte para compararlas?
Te presentamos un total de 15 preguntas que debes plantear según tus prioridades y características de tu empresa.

1- ¿La solución analizada te permite tener un ciclo de gestión completamente electrónico?

El proceso de facturación funciona mejor cuando las tareas manuales se reducen al mínimo. La solución que elijas debería verificar automáticamente los datos de las facturas, que cumpla con las políticas internas, así como la reglamentación legal y que ofrezca un entorno de trabajo completamente electrónico que no requiera introducir manualmente los datos.

2- ¿Podrás medir el rendimiento de la gestión de pagos?

Tu proveedor debería facilitarte, dentro de la solución, una serie de indicadores clave (KPIs) y cuadros de mando que aporten visibilidad en tiempo real. Esta clase de control y monitorización hace más fácil la supervisión del rendimiento, analizar áreas de mejora y asignar recursos y cargas de trabajo.

3- ¿Podrás mejorar la comunicación y colaboración con tus proveedores?

La solución debería incluir un portal de proveedores que te proporcione información en tiempo real del estado de las facturas y dándote la posibilidad de remitirlas directamente. Así se acelerará el proceso del pago.

4- ¿Es necesario instalar un workflow fuera de tu actual sistema de gestión (ERP)?

Con una solución externa ganarás en flexibilidad para:

• • Asegurar la continuidad del negocio, aunque haya actualizaciones en el sistema de gestión.
  • Acceso para compradores externos, en cualquier momento y lugar.
  • Ofrecer un único punto de acceso a las facturas, sean usuarios o no del sistema de gestión.
  • Agilizar la formación y promover la aceptación del usuario.
  • Simplificar la instalación para centros de servicios compartidos regionales o mundiales.

5- ¿Puede la tecnología capturar con precisión los datos de facturas en diferentes formatos?

Tu proveedor deberá ofrecerte herramientas inteligentes de análisis de datos para acelerar el proceso de captura, mejorar la precisión y la seguridad del proceso. La solución deberá ser capaz de extraer toda la información relevante de las facturas, independientemente de su formato: EDI, fax, email, etc.

6- ¿Podrás acceder fácilmente a tus archivos electrónicamente?

La solución que elijas tiene que ser capaz de archivar automáticamente las facturas en formato electrónico, permitiéndote eliminar las laboriosas tareas de clasificación manual y archivado en papel. Además, el proveedor deberá guardar y proteger copias de tus facturas, y tenerlas siempre accesibles para el personal autorizado, desde cualquier lugar y por el tiempo que consideres.

7- ¿Se integrará la solución con tus aplicaciones de gestión?

La solución elegida deberá ser capaz de “hablar” con tus aplicaciones de gestión y fundirse cómodamente con la infraestructura tecnológica existente.

8- ¿Y si tus operaciones de Cuentas por Pagar están centralizadas en un Centro de Servicios Compartidos?

La solución deberá incluir un workflow multi-nivel, una trazabilidad total de las facturas, un soporte multi-idioma, una gestión eficiente de colas de trabajo y la posibilidad de crear informes.

9- ¿La solución puede extenderse al ciclo completo de compras?

El uso de soluciones de automatización a lo largo de todo el ciclo de compra agiliza la comunicación y la colaboración de todas las partes implicadas, lo que permite mejorar las relaciones con los proveedores, el control del riesgo financiero y mejorar la gestión del capital circulante.

10- ¿Tus documentos de negocio serán gestionados y archivados con seguridad?

La empresa elegida como proveedora deberá poseer:

• Certificación ISO 27001 para garantizar la seguridad de los datos
• Transfer de datos por protocolo seguro (TLS), idéntico a los de las transacciones bancarias
• Monitoreo 24/7 con generadores de back-up
• Bahía de servidores seguros situados en centros de datos de alta seguridad
• Sistemas anti-incendios, control de temperatura y de acceso físico

11- ¿Cómo puede asegurar que tu operativa no se interrumpa perdiéndose información crítica?

Los documentos tienen que ser transmitidos con una infraestructura duplicada, permanente y a prueba de fallos, de manera que la información sea manejada de forma segura, confidencial y trazable.

12- ¿Cuáles son las opciones para automatizar los pagos a proveedores de forma asequible?

Con un servicio en la nube con el que podrás automatizar tus procesos documentales y tus intercambios de información con proveedores. Además, que te suprima los documentos en papel, ofreciendo una visibilidad total en los datos. Este tipo de soluciones aportan valor a las empresas que buscan eficiencia, seguridad y control además de flexibilidad de uso frente a variaciones de volumen de documentos, así como en el número de usuarios.

13- ¿Podrá soportar las necesidades futuras para otros procesos de negocio?

Tu futuro proveedor deberá ofrecerte todas las soluciones tecnológicas, servicios y soporte necesarios para responder a tu crecimiento. Esto significa tener la capacidad de comprender todo el ciclo de compras y de ventas, automatizando también otros procesos del negocio.

14- ¿Implementarán la solución a tiempo y dentro del presupuesto acordado?

Un proveedor experimentado, con años de experiencia en la implementación de soluciones, entiende la importancia de respetar los plazos y los presupuestos. Deberá involucrarse desde el momento de la planificación y a lo largo de todo el proyecto.

15- ¿Podrá soportar necesidades de múltiples oficinas y en distintos idiomas?

En el mercado global actual, necesitarás un proveedor internacional que pueda soportar tus necesidades de automatización a través de una red de oficinas en todo el mundo, ofrecer capacidades y soporte en varios idiomas, y haber probado su éxito con clientes multinacionales.