13 claves para elegir tu solución de pedidos de clientes


Si estás leyendo estas líneas sin duda eres consciente de que tu empresa necesita mejorar la gestión de pedidos que recibe de todos sus clientes. Subirte al tren de la transformación digital implica encontrar la tecnología que se adapte a las particularidades de tu empresa, pero que te aporte conocimientos y experiencia de tu sector. El objetivo es que tu empresa crezca de forma sostenible.

13 Claves para elegir tu sistema de gestión de pedidos de clientes:

Tecnología: Observa si la solución incorpora tecnologías de nueva generación como IA (machine learning y deep learning). Estas tecnologías permiten a la solución que adoptes, funcionar con un máximo de rendimiento.

Proceso de trabajo electrónico: El proceso de pedidos es más eficiente cuando la gestión manual se reduce al mínimo. A la hora de elegir una solución, asegúrate de que la validación de los pedidos sea digital y que te permita corroborar la información sin saltar de una fuente de información a otra.

Gestiona cada pedido fax, email o EDI electrónicamente: El sistema que elijas debería ser capaz de gestionar los pedidos que recibas independientemente de su formato por un mismo canal y corregir fácilmente los errores que pueden contener (referencia, dirección, precio…)

Gestión de Incidencias: Automatizar los flujos de gestión de reclamaciones permite a una empresa responder a cualquier problema desde el mismo entorno de trabajo que para gestionar los pedidos, lo que es más cómodo y rápido para el agente de Servicio al Cliente.

Gestión de pedidos complejos: Busca una solución que convierta aquellos pedidos compuestos por productos que requieren una gestión diferente, en varios pedidos según los criterios que te convienen. Te aportará un gran ahorro de tiempo, evitando retrasos en los demás pedidos.

Cuadros de mando y métricas: La solución elegida deberá tener cuadros de mando que aporten visibilidad en tiempo real. Esta monitorización de la actividad hace más sencilla la gestión diaria de las tareas para todo el personal involucrado, la supervisión del rendimiento, el análisis de mejora y la asignación de recursos y cargas de trabajo.

“La automatización de los pedidos nos ha ayudado en tres aspectos fundamentales: reducción de tiempos; mayor eficiencia y control de los documentos; y posibilidad de evolucionar sin incrementar los costes asociados»

Responsable de Customer Service — Aguas Danone

Portal de cliente: Con un portal de cliente online puedes simplificar la comunicación con tus clientes acerca del estado de gestión de sus pedidos. Ellos podrán entrar y seguir sus pedidos directamente, y estarán encantados de poder hacerlo en tiempo real.

Archivado electrónico: La solución deberá ser capaz de archivar automáticamente los pedidos en formato electrónico y tenerlos siempre accesibles por el personal autorizado.

Integración con ERP: Si la solución de automatización de los pedidos no se adapta al entorno de gestión de la compañía, el coste de desarrollo a medida será alto. Debes buscar una solución compatible con una amplia variedad de aplicaciones de gestión (ERPs), que se integre fácilmente con la infraestructura tecnológica existente.

Seguridad: Asegúrate de que el sistema de gestión de pedidos cumpla con los estándares de seguridad de tu empresa: desde la conformidad legal de la facturación electrónica en todo el mundo hasta la protección de la información personal.

Soporte técnico y acompañamiento: El soporte técnico es fundamental, no sólo durante el momento de la implementación de la herramienta sino en el día a día ya que pueden surgir más de una pregunta relacionada con su uso. Si el proveedor que estás barajando no cubre este servicio, deberás descartarlo.

Aplicación móvil de la solución: Estés donde estés, incluso en una zona horaria diferente, la aplicación móvil te permite seguir la operativa de tus procesos. Tendrás más agilidad gracias a la validación móvil en un solo clic de facturas y pedidos, una mayor colaboración a través de informes accesibles para todos los que quieras y mejores relaciones con los clientes y proveedores gracias a respuestas rápidas.

Extensión a otros procesos de negocio: Elegir una solución tecnológica que tenga la capacidad de comprender todo el ciclo de ventas, desde el pedido hasta el cobro incluyendo la relación con proveedores y, por lo tanto, con el ciclo de compras, permitirá responder al crecimiento de tu compañía y/o sus necesidades.

Cuidar de la gestión de pedidos de clientes es una estrategia ganadora a corto y largo plazo ¿Listo para dar el salto?

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